Zeiterfassung im Handwerk: Was 2026 Pflicht ist – und was noch kommt

Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof: Mit dem Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) verlangte er von den Mitgliedstaaten, dass Arbeitgeber ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Messung der täglichen Arbeitszeit einrichten. Deutschland hat das Arbeitszeitgesetz daraufhin zunächst nicht geändert.

Das Bundesarbeitsgericht hat die Lücke am 13. September 2022 selbst geschlossen (1 ABR 22/21). Es leitet die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab: Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG muss der Arbeitgeber für eine geeignete Organisation sorgen – und dazu gehört ein System, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden. Diese Pflicht besteht seit dem Urteil, nicht erst nach einer Gesetzesänderung.

Daneben gelten zwei Aufzeichnungspflichten, die schon länger im Gesetz stehen:

Die Pflicht zur Erfassung ist das eine. Im Handwerk ist die schwierigere Frage oft, was überhaupt aufgeschrieben werden muss. Ein paar Fälle, die in fast jedem Betrieb vorkommen:

Wichtig ist der Unterschied zwischen Arbeitszeit und abgerechneter Zeit. Die Stunden auf dem Arbeitsnachweis für den Kunden sind eine Frage der Abrechnung. Die Arbeitszeit im Sinne des Gesetzes ist alles, was der Mitarbeiter für den Betrieb tut – auch Fahrten, Materialholen und die Aufräumarbeit am Abend. Wer nur die Kundenstunden aufschreibt, erfüllt die Aufzeichnungspflicht nicht.

Eine Zeiterfassung macht sichtbar, ob die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Diese drei Regeln sind im Handwerk am häufigsten betroffen:

• Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): acht Stunden pro Werktag, verlängerbar auf zehn, wenn im Schnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden.
• Pausen (§ 4 ArbZG): mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden – teilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten.
• Ruhezeit (§ 5 ArbZG): elf Stunden ununterbrochen zwischen zwei Arbeitstagen.

Die Einzelheiten mit Beispielen aus dem Baustellenalltag stehen im Artikel Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit im Handwerk.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Ein Referentenentwurf ist die erste Fassung aus dem Ministerium – danach folgen Abstimmung zwischen den Ressorts, Kabinettsbeschluss, Bundestag und Bundesrat. Stand September 2026 gibt es keinen Kabinettsbeschluss, und angesichts der Kritik aus Politik und Wirtschaft sind Änderungen wahrscheinlich.

Die Eckpunkte des Entwurfs, wie sie bisher bekannt sind:

Solange das Gesetz keine Form vorschreibt, entscheidet die Qualität der Aufzeichnung. Ein System erfüllt die Anforderungen des BAG, wenn es diese Punkte abdeckt:

• Vollständig: alle Beschäftigten, alle Arbeitstage, auch Fahrten und Notdiensteinsätze.
• Zeitnah: am selben Tag, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis.
• Verlässlich: Korrekturen bleiben nachvollziehbar – wer hat wann was geändert und warum.
• Zugänglich: Mitarbeiter können ihre eigenen Zeiten einsehen, und die Aufzeichnungen lassen sich bei einer Prüfung vorlegen.
• Aufbewahrt: mindestens zwei Jahre.

Den Stundenzettel auf Papier dürfen Sie also weiter nutzen – er scheitert in der Praxis aber oft an „zeitnah“ und „verlässlich“. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie im Vergleich Stundenzettel: Papier, Excel oder App.

Die Aufzeichnung dürfen Sie an Ihre Mitarbeiter delegieren – das ist im Handwerk der Normalfall, weil niemand vom Büro aus sieht, wann der Monteur auf der Baustelle anfängt. Die Verantwortung bleibt aber beim Betrieb: Sie müssen kontrollieren, ob aufgeschrieben wird und ob die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden.

1. 1Klären Sie, welche Pflichten für Sie gelten: allgemeine Erfassung nach BAG, § 16 ArbZG für Überstunden und – bei Minijobbern oder im Baugewerbe – § 17 MiLoG mit der Sieben-Tage-Frist.
2. 2Legen Sie fest, was als Arbeitszeit zählt: Beginn im Betrieb oder beim ersten Kunden, Umgang mit Fahrzeiten, Pausenregelung. Schreiben Sie es auf und sagen Sie es allen.
3. 3Wählen Sie ein System, das am Tag der Arbeit genutzt wird – dort, wo gearbeitet wird. Für Monteure heißt das meistens: auf dem Smartphone.
4. 4Regeln Sie Korrekturen: Nachträge und Änderungen nur mit Begründung, damit die Aufzeichnung verlässlich bleibt.
5. 5Prüfen Sie einmal pro Woche, ob Tage fehlen und ob Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit eingehalten wurden.
6. 6Bewahren Sie die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf. Für die Lohnabrechnung können steuer- und sozialversicherungsrechtlich längere Fristen gelten – das klärt Ihr Steuerbüro.