Stundenzettel im Vergleich: Papier, Excel oder App?

Der Zettel im Fahrzeug braucht keine Einweisung, kein Netz und kein Passwort. Für einen Betrieb mit zwei Mitarbeitern und festen Zeiten ist das ein echtes Argument.

• Vorteil: Jeder kann es, sofort und überall.
• Problem Erinnerung: Zettel werden erfahrungsgemäß am Ende der Woche ausgefüllt. Geschätzte Zeiten sind weder für die Lohnabrechnung noch vor Gericht belastbar.
• Problem Büro: Jeder Zettel wird abgetippt. Bei zehn Mitarbeitern sind das leicht 40 Stunden im Jahr.
• Problem Korrekturen: Durchgestrichen ist nicht nachvollziehbar – wer hat geändert, und warum?

Excel ist der natürliche nächste Schritt, und eine gut gebaute Tabelle kann viel. Der Haken: Jede Regel, die eine App mitbringt, müssen Sie selbst als Formel bauen – und pflegen, wenn sich etwas ändert.

• Vorteil: Vorhanden, flexibel, ohne laufende Zusatzkosten.
• Problem Eingabe: Monteure tragen selten selbst in Excel ein. Meist schreibt doch jemand Zettel ab – dann ist Excel nur ein schöneres Papier.
• Problem Feiertage und Modelle: Wer vier Tage arbeitet, in Teilzeit wechselt oder Urlaub nimmt, bricht jede einfache Formel.
• Problem Nachvollziehbarkeit: Ein überschriebener Wert hinterlässt keine Spur. Das widerspricht dem Gedanken einer verlässlichen Aufzeichnung.
• Problem Wissen: Die Tabelle versteht oft nur der, der sie gebaut hat.

Eine Zeiterfassungs-App verlegt die Aufzeichnung auf das Smartphone des Monteurs. Er stempelt beim Losfahren ein und beim Feierabend aus, die Pause läuft per Knopf mit. Das Büro sieht die Zeiten am selben Tag.

• Vorteil: taggleich, nichts abzutippen, Stundenkonto und gesetzliche Prüfungen automatisch.
• Vorteil: Mitarbeiter sehen ihre eigenen Stunden – das beendet viele Diskussionen, bevor sie entstehen.
• Aufwand: Einführung, Smartphones für alle, ein monatlicher Beitrag.
• Risiko: Eine App, die zu kompliziert ist, wird nicht benutzt. Testen Sie mit Ihren Leuten, nicht nur im Büro.

Wer bei Papier oder Excel bleibt, kann die typischen Schwächen zumindest eindämmen. Diese Regeln machen die Aufzeichnung deutlich belastbarer:

• Täglich ausfüllen, nicht wöchentlich. Legen Sie fest, dass der Zettel am Ende jedes Arbeitstags vollständig ist – mit Beginn, Ende und Pause.
• Mitarbeiter unterschreiben lassen. Eine Unterschrift unter der Woche macht aus einer Notiz eine Bestätigung.
• Korrekturen sichtbar lassen. Auf Papier durchstreichen statt überschreiben, mit Datum und Kürzel. In Excel ein eigenes Blatt „Änderungen“ mit Datum, altem Wert, neuem Wert und Grund führen.
• Feiertage und Soll zentral pflegen. Ein Blatt mit den Feiertagen des Bundeslandes und der Sollzeit je Mitarbeiter, auf das alle Formeln verweisen – nicht in jede Monatstabelle neu eintippen.
• Zwei Jahre aufbewahren, geordnet. Ein Ordner oder Verzeichnis pro Jahr und Mitarbeiter. Bei einer Prüfung müssen Sie die Aufzeichnungen zügig vorlegen können.

Ein Rechenbeispiel für einen Betrieb mit acht Mitarbeitern. Angenommen wird, dass das Büro pro Mitarbeiter und Woche fünf Minuten mit Abtippen und Nachfragen verbringt, die bei einer App wegfallen:

Nicht eingerechnet sind vergessene Stunden, die nicht abgerechnet werden, und der Aufwand, wenn bei einer Prüfung Aufzeichnungen fehlen. Ihre eigenen Zahlen rechnen Sie im Preisrechner nach.