Stundenzettel digital: So gelingt der Umstieg auf der Baustelle

Der Zettel selbst kostet nichts. Teuer ist, was um ihn herum passiert. Rechnen Sie für Ihren Betrieb einmal nach:

• Abtippen im Büro: Bei zehn Mitarbeitern und fünf Minuten pro Zettel und Woche sind das über 40 Stunden im Jahr – nur für die Übertragung.
• Nachfragen: Unleserliche Zahlen, fehlende Tage, vergessene Pausen. Jede Rückfrage unterbricht jemanden auf der Baustelle.
• Erinnerungslücken: Wer am Freitag die Woche nachträgt, schätzt. Geschätzte Zeiten sind für die Lohnabrechnung ungenau und für den Kunden nicht belegbar.
• Verlorene Zettel: Nass geworden, im Fahrzeug liegen geblieben, beim Kunden vergessen.
• Späte Übersicht: Überstunden und Minusstunden sieht das Büro erst am Monatsende – zu spät, um gegenzusteuern.

Die Software wird im Büro ausgesucht, aber auf der Baustelle benutzt. Prüfen Sie jede Lösung aus der Sicht des Monteurs, der mit kalten Händen vor dem Fahrzeug steht:

Eine elektronische Zeiterfassung ist eine technische Einrichtung, die Verhalten und Leistung der Beschäftigten erfassen kann. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Einführung und Ausgestaltung ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ob erfasst wird, steht seit dem BAG-Urteil von 2022 nicht mehr zur Verhandlung – wie, sehr wohl.

Datenschutzrechtlich ist die Erfassung von Beginn, Ende und Pausen unproblematisch: Sie ist zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht erforderlich. Heikler sind Zusatzfunktionen:

• GPS-Ortung beim Stempeln oder dauerhaft: Für die Zeiterfassung nicht erforderlich und nur unter engen Voraussetzungen zulässig. Wer sie einsetzen will, sollte sich vorher beraten lassen.
• Serverstandort: Personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten sollten in der EU verarbeitet werden, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
• Zugriffsrechte: Mitarbeiter sehen ihre eigenen Zeiten, das Büro alle – aber nicht jeder Kollege die des anderen.

1. 1Regeln klären, bevor die Software kommt. Wann beginnt der Arbeitstag – im Betrieb oder beim ersten Kunden? Wie werden Pausen gehandhabt? Was passiert mit Überstunden? Eine App kann keine Regel erzwingen, die niemand festgelegt hat.
2. 2Einen Kollegen aus der Werkstatt mitnehmen. Testen Sie mit einem erfahrenen Monteur, nicht mit dem technikaffinsten Azubi. Wenn es für ihn funktioniert, funktioniert es für alle.
3. 3Stundenkonten übertragen. Tragen Sie Überstundensalden und bereits genommenen Urlaub zum Stichtag ein. Sonst beginnt jeder bei null, und die erste Diskussion dreht sich um alte Zahlen.
4. 4Einführung in zehn Minuten, gemeinsam. Alle holen die App aufs Handy, melden sich an, stempeln einmal ein und aus. Mehr braucht es am ersten Tag nicht.
5. 5Stichtag und kurze Übergangszeit. Ab einem festen Datum gilt die App. Papier höchstens zwei Wochen parallel – länger, und niemand stellt wirklich um.
6. 6Die ersten Wochen täglich prüfen. Fehlen Tage, sprechen Sie es sofort und freundlich an. Nach vier Wochen ist das Stempeln Gewohnheit.

• Zu viele Funktionen auf einmal. Zeiterfassung, Materialbuchung, Checklisten und Fotodokumentation am selben Tag einzuführen, überfordert. Beginnen Sie mit Termin und Stempeluhr.
• Keine Rückmeldung. Wenn Mitarbeiter ihre Zeiten eintragen und nie wieder etwas davon sehen, wirkt das wie Kontrolle. Zeigen Sie ihnen das Stundenkonto – dann wird es ihr Werkzeug.
• Das Büro tippt weiter ab. Wer parallel noch Excel pflegt, hat doppelte Arbeit. Die App muss die einzige Quelle sein, der Export geht an die Lohnbuchhaltung.
• Keine Diensthandys, keine Absprache. Wenn Mitarbeiter private Smartphones nutzen, klären Sie das vorher – etwa mit einer kleinen Pauschale oder einem Firmengerät für die, die das nicht wollen.