Stundenkonto im Handwerk: Überstunden, Minusstunden und Ausgleich richtig führen

An Feiertagen und an Tagen mit Urlaub oder Krankheit ist das Soll bereits erfüllt – dort entsteht kein Minus. Das ist der häufigste Fehler in selbstgebauten Excel-Tabellen: Der Feiertag wird vergessen, und der Mitarbeiter hat plötzlich acht Minusstunden.

Ein Arbeitszeitkonto ist keine Selbstverständlichkeit. Es verschiebt Vergütung in die Zukunft und muss deshalb vereinbart sein – im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag. Eine gute Regelung beantwortet diese Fragen:

• Obergrenze und Untergrenze: Wie viele Plus- und Minusstunden darf das Konto höchstens ausweisen? Üblich sind Grenzen zwischen 40 und 150 Stunden.
• Ausgleichszeitraum: Bis wann muss das Konto ausgeglichen sein – zum Jahresende, rollierend nach zwölf Monaten?
• Ausgleich durch Freizeit oder Geld: Wer entscheidet, und mit welchem Vorlauf wird Freizeit genommen?
• Was bei Überschreitung passiert: Werden Stunden über der Obergrenze ausgezahlt? Verfallen sie – und wenn ja, nur nach Hinweis?
• Was beim Ausscheiden passiert: Plusstunden werden in der Regel ausgezahlt. Minusstunden dürfen nur verrechnet werden, wenn der Mitarbeiter sie selbst zu verantworten hat und das vereinbart ist.

Viele Mitarbeiter gehen davon aus, dass mit der Zeiterfassung jede gebuchte Minute automatisch bezahlt werden muss. Das Bundesarbeitsgericht hat das 2022 anders gesehen (5 AZR 359/21): Wer Überstundenvergütung einklagt, muss weiterhin darlegen, dass die Überstunden vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden oder zur Erledigung der Arbeit notwendig waren. Die Pflicht zur Zeiterfassung dient dem Arbeitsschutz, nicht der Vergütung.

In der Praxis hilft das dem Betrieb aber nur begrenzt: Wer ein Stundenkonto führt, auf dem Überstunden Monat für Monat stehen, und nichts dagegen unternimmt, hat sie in aller Regel geduldet. Führen Sie deshalb das Konto aktiv – schauen Sie monatlich drauf und sprechen Sie hohe Stände an.

Wenn im Januar keine Aufträge da sind und der Betrieb die Leute nach Hause schickt, ist das Betriebsrisiko. Nach § 615 BGB muss der Arbeitgeber den Lohn trotzdem zahlen. Minusstunden darf er dafür nur verbuchen, wenn ein Arbeitszeitkonto vereinbart ist, das genau diese Flexibilität vorsieht.

Anders ist es, wenn der Mitarbeiter selbst früher gehen möchte oder einen Tag freinimmt: Dann entstehen Minusstunden, die er später nacharbeitet oder die mit Plusstunden verrechnet werden. Für das Baugewerbe gibt es mit dem Saison-Kurzarbeitergeld eine eigene Regelung für die Schlechtwetterzeit; ob Ihr Betrieb darunter fällt, klären Sie mit der Arbeitsagentur oder Ihrer Innung.

§ 2 Abs. 2 MiLoG setzt Arbeitszeitkonten Grenzen, soweit der Mindestlohn nicht schon durch den laufenden Monatslohn für alle geleisteten Stunden gedeckt ist. Das betrifft vor allem Minijobber und Beschäftigte mit niedrigem Stundenlohn:

• Das Konto muss schriftlich vereinbart sein.
• Stunden über der vertraglichen Arbeitszeit sind spätestens zwölf Kalendermonate nach ihrer Erfassung durch bezahlte Freizeit oder Auszahlung auszugleichen.
• Pro Monat dürfen höchstens 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit auf das Konto gebucht werden.
• Beim Ausscheiden sind offene Stunden spätestens im Folgemonat auszugleichen.

Ein Rechenbeispiel: Ein Minijobber mit 603 Euro Monatslohn kommt beim Mindestlohn von 13,90 Euro auf rund 43 Stunden im Monat. Arbeitet er im Juli 60 Stunden, sind 17 Stunden nicht durch den Lohn gedeckt. Sie dürfen auf das Konto – müssen aber innerhalb von zwölf Monaten ausgeglichen werden, und der Minijob darf dabei nicht über die Verdienstgrenze rutschen.

1. 1Anfangsbestand eintragen: Beim Start mit einem neuen System wird der aktuelle Stand übernommen – und zwar mit Datum und Quelle („Stand laut Excel zum 31.12.“).
2. 2Arbeitszeitmodell hinterlegen: Wer montags acht und freitags sechs Stunden arbeitet, braucht genau dieses Soll. Ändert sich das Modell, gilt es ab einem Stichtag – nicht rückwirkend für das ganze Jahr.
3. 3Feiertage pflegen: Die Feiertage des Bundeslandes gehören vor Jahresbeginn ins System.
4. 4Monatlich prüfen: Fehlen Tage? Sind Salden auffällig hoch? Was heute angesprochen wird, ist in drei Monaten kein Streit.
5. 5Auszahlung und Verfall buchen, nicht löschen: Wird ein Teil ausgezahlt, wird das als Abzug mit Grund gebucht. So bleibt nachvollziehbar, wie der Stand zustande kam.
6. 6Mitarbeiter einsehen lassen: Wer sein Konto jederzeit sieht, fragt nicht am Monatsende nach.