Handbuch für die Baustelle

1. 1Öffne die Werki-Adresse im Browser, die du von deinem Betrieb bekommen hast.
2. 2Melde dich einmal an, damit du siehst, dass alles läuft.
3. 3Tippe oben rechts auf das Menü mit den drei Punkten.
4. 4Wähle Zum Startbildschirm hinzufügen bzw. App installieren.
5. 5Bestätige den Namen und tippe auf Installieren.

1. 1Öffne die Werki-Adresse in Safari.
2. 2Tippe unten auf das Teilen-Symbol (Quadrat mit Pfeil nach oben).
3. 3Scrolle nach unten und wähle Zum Home-Bildschirm.
4. 4Tippe oben rechts auf Hinzufügen.

1. 1Öffne die Werki-Adresse.
2. 2Klicke rechts in der Adressleiste auf das Installations-Symbol (ein Bildschirm mit Pfeil nach unten).
3. 3Bestätige mit Installieren.

Wenn eine neue Version bereitsteht, zeigt Werki einen Hinweis an. Die neue Version wird erst geladen, wenn du den Hinweis bestätigst – du wirst also nie mitten in einer Eingabe unterbrochen. Bestätige den Hinweis, sobald du gerade nichts Angefangenes offen hast.

Nach dem Neuladen öffnet sich einmalig das Fenster „Was ist neu?“. Dort steht kurz, was sich geändert hat. Mit Alles klar schließt du es – es kommt erst beim nächsten Update wieder. Hast du länger nicht aktualisiert, siehst du alle Neuerungen seit deinem letzten Mal untereinander.

1. 1Starte Werki.
2. 2Gib deinen Benutzernamen ein.
3. 3Gib dein Passwort ein.
4. 4Tippe auf Einloggen – oder drücke einfach die Eingabetaste.

Du bleibst danach angemeldet, auch wenn du die App schließt. Beim Abmelden, nach einer Passwortänderung oder wenn das Büro dein Passwort zurücksetzt, endet die Sitzung. Hat das Büro sie beendet, siehst du bei deiner nächsten Aktion die Anmeldeseite mit dem Hinweis „Deine Sitzung wurde beendet. Bitte melde dich erneut an.“ – melde dich dann mit dem Passwort an, das du vom Büro bekommen hast.

Erscheint beim Anmelden „Dieses Konto ist gesperrt. Bitte wende dich an das Büro.“, hat das Büro deinen Zugang gesperrt. Am unteren Rand der Anmeldeseite findest du die Links Impressum und Datenschutzerklärung.

Am unteren Rand wechselst du zwischen deinen Bereichen:

Zeiterfassung erscheint nur, wenn dein Betrieb das Modul gebucht hat. Ist der Notdienst gebucht, erreichst du den Notdienstplan über das Seitenmenü (siehe Kapitel 11). Mein Profil öffnest du über deine Initialen oben rechts.

Tippe oben rechts auf deine Initialen. Du siehst deine hinterlegten Stammdaten (Name, E-Mail, Telefon, Rolle, Beschäftigungsbeginn) und dein Urlaubskonto mit dem Anspruch des laufenden Jahres. Frühere Jahre lassen sich über Frühere Jahre aufklappen.

Stammdaten wie Name oder Urlaubsanspruch ändert das Büro – melde dich dort, wenn etwas nicht stimmt.

1. 1Öffne Mein Profil.
2. 2Tippe in der Aktionsleiste auf Passwort ändern.
3. 3Gib dein aktuelles Passwort ein.
4. 4Gib dein neues Passwort ein.
5. 5Bestätige.

Du bekommst die Meldung „Passwort erfolgreich geändert. Melde dich mit deinem neuen Passwort an.“ Anschließend öffnet sich die Anmeldeseite – melde dich dort mit dem neuen Passwort an. Auch deine Sitzungen auf anderen Geräten enden durch die Passwortänderung.

Hast du dein Passwort vergessen, kannst du es nicht selbst zurücksetzen – wende dich an einen Admin, er kann dir ein neues vergeben.

1. 1Öffne Mein Profil.
2. 2Tippe auf Abmelden.

Melde dich immer ab, wenn du ein Gerät weitergibst.

• Über die Pfeile in der Kopfzeile blätterst du vor und zurück.
• Rechts daneben wechselst du zwischen Monat, Woche und Tag.
• Unter dem Kalender schaltet der Schalter Wochenende Samstag und Sonntag ein oder aus.
• Der Button Heute springt zurück auf das aktuelle Datum.
• Passen an einem Tag nicht alle Termine in die Zelle, erscheint +N mehr. Ein Tipp darauf zeigt alle Termine dieses Tages.
• Die Legende unter dem Kalender ordnet jede Farbe einem Mitarbeiter zu.

Nur bestimmte Mitarbeiter anzeigen:

1. 1Tippe oben auf die Mitarbeiter-Auswahl.
2. 2Setze oder entferne die Haken bei den gewünschten Personen.
3. 3Über Alle Mitarbeiter bzw. Keine Mitarbeiter wählst du alles auf einmal an oder ab.

Ein Tipp auf einen Termin öffnet die Termindetails.

Die Liste eignet sich besser, wenn du eine längere Zeitspanne überblicken willst. Du kannst nach Status filtern (Offen, Erledigt, Abgebrochen) und den Zeitraum umstellen. Sind keine Treffer da, erscheint „Keine Termine im gewählten Zeitraum.“

Kommst du über eine Kachel der Startseite hierher, sind Zeitraum, Status und Mitarbeiterauswahl passend vorbelegt. Du kannst sie danach frei ändern; über Filter zurücksetzen landest du wieder bei der laufenden Woche und dem Status Offen.

1. 1Tippe auf Neuen Termin erstellen.
2. 2Gib einen Titel ein, z. B. „Heizung entlüften“.
3. 3Auftrag wählen: Suche im Auftrags-Feld den passenden Auftrag. Es werden nur Aufträge angeboten, die den Status In Bearbeitung haben.
4. 4Ohne Auftrag: Existiert kein passender Auftrag, lass das Feld leer und wähle stattdessen den Kunden aus. Werki legt dann automatisch einen Auftrag im Hintergrund an, damit der Termin nicht in der Luft hängt. Das Büro vervollständigt ihn später.
5. 5Prüfe die Adresse. Bei einem gewählten Auftrag ist sie aus der Baustellen-Adresse vorbelegt – du kannst sie für diesen einen Termin überschreiben.
6. 6Wähle Start (Datum und Uhrzeit) und die Dauer. Die Dauer muss mehr als 0 Minuten betragen.
7. 7Wähle einen oder mehrere Mitarbeiter aus, die den Termin ausführen.
8. 8Trage optional eine Beschreibung ein.
9. 9Tippe auf Speichern.

1. 1Tippe auf das Stift-Symbol.
2. 2Erledigte Arbeiten – was du tatsächlich gemacht hast. Dieser Text landet später im Rapport für den Kunden.
3. 3Notizen – interne Bemerkungen, z. B. „Ersatzteil fehlt, Nachtermin nötig“. Sie bleiben intern: weder der Terminbericht noch der Rapport drucken sie. Was der Kunde lesen soll, gehört unter *Erledigte Arbeiten*.
4. 4Tippe auf das Speichern-Symbol.

Mit dem Pfeil-zurück-Symbol verwirfst du die Änderungen. Verlässt du die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt Werki nach, ob du speichern oder verwerfen willst.

Erfasse nur Mengen – Preise setzt das Büro später. Du bekommst hier bewusst keine Preise zu sehen.

1. 1Scrolle zum Abschnitt Material und tippe auf Material hinzufügen.
2. 2Gib die Menge ein, z. B. `15`. Rechts im Feld steht die Einheit, in der du sie angibst – „Stk.“, „m“, „kg“. Sie kommt aus dem gewählten Artikel; ohne Artikel gilt „Stk.“.
3. 3Wähle im linken Feld die Bezeichnung. Schon bevor du etwas eingibst, siehst du die ersten Artikel des Katalogs – nur Material, Leistungen wie Fahrtkosten stehen dort nicht. Lupe und Pfeil zeigen, dass dahinter eine Liste steckt; Tippen filtert sie.
4. 4Oder tippe die Bezeichnung frei ein, z. B. „9 mm Schrauben“. Werki legt sie automatisch als neuen Artikel an, damit sie beim nächsten Mal in der Liste steht. Über „… als Artikel anlegen“ legst du ihn sofort an.
5. 5Tippe auf + Hinzufügen neben der Menge. Das Fenster bleibt offen für den nächsten Eintrag; Fertig schließt es.
6. 6Übernimm die Änderungen mit dem allgemeinen Speichern-Symbol am Termin.

Die Zeile erscheint bereits vor dem Speichern in der Materialliste. Menge und Bezeichnung kannst du in der Liste direkt antippen und korrigieren; mit dem Papierkorb-Symbol löschst du eine Zeile.

Auch hier gilt: nur Mengen, keine Preise.

1. 1Scrolle zum Abschnitt Fahrtkosten und tippe auf Fahrtkosten hinzufügen. Das Fenster ist aufgebaut wie beim Material: links die Auswahl, rechts die Menge, dahinter + Hinzufügen.
2. 2Tippe in das linke Feld. Es zeigt die Fahrtkosten aus dem Katalog; Tippen filtert die Liste. Was zur Auswahl steht, legt das Büro fest – z. B. „Kilometerpauschale“ oder „Anfahrtspauschale“.
3. 3Trage rechts die Menge ein. Die Einheit steht dahinter: bei Kilometern siehst du „km“ und trägst die gefahrenen Kilometer ein, bei einer Pauschale steht dort „ד und die 1 ist schon eingetragen. Mehrere Pauschalen trägst du direkt als Menge ein.
4. 4Tippe auf + Hinzufügen. Das Fenster bleibt offen, Fertig schließt es.

Ein Termin kann mehrere Fahrtkostenzeilen haben – etwa Kilometer und eine Pauschale. Die Zeilen erscheinen sofort in der Liste und werden mit dem allgemeinen Speichern übernommen.

1. 1Scrolle zum Bilder-Bereich.
2. 2Wähle Foto aufnehmen, um direkt die Kamera zu öffnen, oder Bilder auswählen, um vorhandene Fotos vom Gerät zu nehmen.
3. 3Du kannst mehrere Bilder auf einmal auswählen.
4. 4Über Auswahl entfernen verwirfst du die aktuelle Auswahl, bevor sie hochgeladen wird.

Hochgeladene Bilder erscheinen als Vorschau. Ein Tipp öffnet sie groß in der Galerie; mit Schließen verlässt du die Galerie wieder.

1. 1Scrolle zum Abschnitt Unterschrift Kunde.
2. 2Reiche dem Kunden das Gerät.
3. 3Der Kunde unterschreibt mit dem Finger oder einem Stift direkt im Feld.
4. 4Übernimm die Unterschrift mit dem allgemeinen Speichern-Symbol am Termin.

Danach zeigt der Abschnitt die Unterschrift als Bild. Solange der Termin bearbeitbar ist, kannst du über Signatur erneuern eine neue Unterschrift erfassen. Beim Abbrechen der Bearbeitung bleibt die bisher gespeicherte erhalten.

Brauchst du einen zweiten Besuch (Ersatzteil, Restarbeiten)?

1. 1Tippe auf Folgetermin.
2. 2Der Dialog ist bereits mit Kunde, Adresse und Auftrag des aktuellen Termins vorbefüllt – der Auftrag lässt sich hier bewusst nicht ändern.
3. 3Trage Start und Dauer des neuen Termins ein.
4. 4Passe bei Bedarf Titel, Mitarbeiter und Beschreibung an.
5. 5Tippe auf Speichern.

1. 1Stelle sicher, dass erledigte Arbeiten, Material und ggf. Fotos erfasst sind.
2. 2Öffne oben die Status-Auswahl und wähle Erledigt. Der Dialog Termin abschließen öffnet sich.
3. 3Beantworte die Frage „Muss die Arbeit vom Kunden abgenommen und unterschrieben werden?“
4. 4Arbeitszeit (in Stunden): Trage deine tatsächlich gearbeitete Zeit im Format `Stunden : Minuten` ein, z. B. `2` und `30` für zweieinhalb Stunden. Das ist deine persönliche Zeit an diesem Termin – nicht die geplante Dauer und nicht die Zeit der Kollegen.
5. 5Tippe auf Termin abschließen.

Die Abnahme-Frage hat drei mögliche Ausgänge:

Jeder zugewiesene Mitarbeiter erfasst seine eigene Zeit. Der Termin springt erst dann auf Erledigt, wenn alle zugewiesenen Mitarbeiter ihren Abschluss gemacht haben. Bis dahin bleibt er offen – auch wenn du selbst schon fertig bist.

Deine Angaben sind reine Mengen (Zeit, Kilometer). Die Preise dazu setzt das Büro anschließend im Auftrag.

1. 1Tippe auf Einstempeln – in der Zeiterfassung in der Stempeluhr (auf Handy und Tablet in der kompakten Karte), auf der Startseite in der Stempeluhr-Kachel.
2. 2Die Zeit läuft sofort – angezeigt werden die laufende Dauer und die Startzeit.

Es kann immer nur eine Zeit gleichzeitig laufen. Während eines Notfalleinsatzes ist die normale Stempeluhr ausgeblendet; beende zuerst den Einsatz.

Mehrmals am Tag stempeln ist möglich. Fährst du mittags nach Hause und abends noch einmal raus, stempelst du einfach erneut ein – es entstehen zwei Einträge an diesem Tag. Die Zeit dazwischen zählt nicht als Arbeitszeit und gilt als Pause.

Pause machen, ohne auszustempeln. Neben Ausstempeln steht Pause. Tippst du darauf, läuft deine Zeit weiter – der Eintrag bleibt offen –, aber Werki schreibt ab jetzt Pause mit. Statt der Startzeit steht dann „Pause läuft“ mit der Dauer, und der Tagesbalken bleibt stehen. Mit Weiter beendest du die Pause; die Minuten landen automatisch in der Pausenzeit des Tages. Du kannst beliebig oft Pause machen, die Minuten werden addiert.

1. 1Tippe auf Ausstempeln – an derselben Stelle wie beim Einstempeln.
2. 2Der Dialog für die Pausenzeit öffnet sich, voreingestellt mit 30 Minuten.
3. 3Passe die Pausenminuten an das an, was du tatsächlich Pause gemacht hast.
4. 4Bestätige.

Schon erfasste Pause. Hast du an diesem Tag die Pause-Taste benutzt oder warst du schon einmal ausgestempelt, steht die bereits erfasste Pause oben im Dialog und das Feld startet bei 0 Minuten. Trage dort nur ein, was noch dazukommt – sonst zählt dieselbe Pause doppelt. Stempelst du aus, während die Pause noch läuft, endet sie mit dem Eintrag.

Trage ein, was tatsächlich war. Ist die Pause kürzer, als das Gesetz vorsieht (ab 6 Stunden Arbeit 30 Minuten, ab 9 Stunden 45 Minuten – § 4 ArbZG), fragt Werki einmal nach. Mit Pause eintragen kommst du zurück ins Feld, mit Trotzdem ausstempeln wird die Zeit so gespeichert, wie du sie erfasst hast. Der Tag erscheint dann als Hinweis K4 im Reiter Auffälligkeiten – bei dir und beim Büro.

Läuft eine Zeit länger als 24 Stunden, beendet Werki sie automatisch und markiert sie entsprechend. Du siehst beim nächsten Öffnen einen Hinweis.

Trage die richtige Zeit anschließend als Korrektur nach – siehe Kapitel 8. Das Büro sieht solche automatisch beendeten Tage in seiner Auffälligkeitsliste.

Der Reiter Kalender zeigt deinen Monat auf einen Blick: gearbeitete Tage, Abwesenheiten und Feiertage. Ein Tipp auf einen Tag öffnet den Reiter Buchungen mit dieser Woche. Mit den Pfeilen blätterst du in andere Monate – die Daten werden dabei nachgeladen.

Die erste und die letzte Woche reichen meist in den Nachbarmonat hinein. Auch diese Tage zeigen ihre Einträge, allerdings blasser dargestellt – so siehst du die angebrochene Woche vollständig, ohne den gewählten Monat aus dem Blick zu verlieren.

An Feiertagen und an genehmigten Abwesenheitstagen ist das Soll entsprechend reduziert – dort entsteht also kein Minus.

Tagesfortschritt: Unter der Uhr steht, wie viel du heute schon gearbeitet hast und wie viel bis zu deinem Soll fehlt, etwa „Heute 3:42 von 8:00 h – noch 4:18 h bis zum Soll“. Während du eingestempelt bist, läuft der Balken mit; während einer Pause bleibt er stehen. Dein Tages-Soll steht dort von Anfang an – auch morgens, bevor du eingestempelt hast. Nur an Tagen ohne Soll (Wochenende, Feiertag, Urlaub) steht dort „Heute kein Soll“.

Stundenkonto-Karte: Groß steht dein Stundenkonto, darunter dein Resturlaub als Balken: genommene Tage (auch solche vor der Einführung von Werki), verplante Tage, noch offene Anträge und freie Tage. Über Urlaub beantragen stellst du direkt einen Antrag, ohne erst in den Reiter Anträge zu wechseln.

1. 1Tippe in den Buchungen auf + (Neue Buchung).
2. 2Wähle das Datum.
3. 3Trage Startzeit und Endzeit ein.
4. 4Trage die Pausenzeit (Minuten) ein, z. B. `30`.
5. 5Gib den Grund (Pflicht) an, z. B. „Einstempeln vergessen“.
6. 6Tippe auf Speichern.

1. 1Tippe in der Liste auf den betreffenden Tag. Hat der Tag mehrere Einträge, tippe auf den gewünschten Eintrag – die eingerückte Zeile darunter.
2. 2Der Dialog Buchung korrigieren öffnet sich mit den vorhandenen Werten.
3. 3Passe Datum, Start, Ende oder Pause an.
4. 4Trage den Grund für die Korrektur ein.
5. 5Tippe auf Speichern.

Im Dialog Buchung korrigieren gibt es zusätzlich den Button Löschen. Er löscht diesen einen Zeiteintrag. Hat der Tag noch weitere Einträge, bleiben sie bestehen.

Über das Download-Symbol in den Buchungen exportierst du den angezeigten Zeitraum als CSV-Datei (`Zeiterfassung_<von>_bis_<bis>.csv`). Die Datei lässt sich in Excel öffnen.

1. 1Tippe im Reiter Anträge auf Neuer Antrag. Für Urlaub geht es auch direkt über Urlaub beantragen in der Stundenkonto-Karte.
2. 2Wähle die Art (Urlaub, Zeitausgleich oder Krankheit). Unter der Auswahl steht jeweils, was diese Art bedeutet.
3. 3Wähle Von und Bis. Für einen einzelnen Tag wählst du bei beiden dasselbe Datum.
4. 4Trage optional einen Kommentar ein, z. B. „Sommerurlaub“.
5. 5Tippe auf Beantragen – bei einer Krankmeldung heißt der Button Melden.

Werki rechnet aus, wie viele Tage und Stunden das nach deinem Arbeitszeitmodell sind. Wochenenden und Feiertage zählen nicht mit.

Meldung „Überbuchung“: Reicht dein Urlaubsanspruch für den Zeitraum nicht, warnt Werki – blockiert aber nicht. Du kannst mit Trotzdem beantragen fortfahren; der Antrag wird dann als Überbuchung markiert und das Büro entscheidet.

Meldung über bestehende Buchungen: Gibt es an einzelnen Tagen des Zeitraums schon erfasste Arbeitszeit, weist Werki darauf hin. Der Antrag wird trotzdem angelegt; die Prüfung erfolgt bei der Genehmigung.

Lehnt das Büro einen Antrag oder eine Krankmeldung ab oder storniert einen genehmigten Antrag, steht unter dem Antrag der Grund, z. B. „Grund: Zu viele Mitarbeiter gleichzeitig weg“.

Genehmigt und Gemeldet sind grün, Abgelehnt, Zurückgezogen und Storniert rot.

Wie viele Urlaubstage du hast und wie viele davon verbraucht sind, siehst du unter Mein Profil → Urlaubskonto. Der Wert aktualisiert sich, sobald ein Urlaub genehmigt oder storniert wird.

Jahre mit dem Etikett manuell hat das Büro von Hand festgelegt – siehe Kapitel 2. Kommt dir eine Zahl falsch vor, melde dich im Büro; ändern kann sie nur ein Admin.

1. 1Tippe auf Notfalleinsatz starten. Der Timer läuft sofort und zeigt die Dauer an.
2. 2Im Fenster Notfalltermin anlegen trägst du den Terminnamen ein, wählst unter Kunde einen bestehenden Kunden oder Neu anlegen und prüfst Name, Adresse und Telefonnummer.
3. 3Mit Termin anlegen entsteht ein Termin mit Notfallauftrag. Die Einsatzzeit läuft während der Eingabe weiter.
4. 4Öffne den Termin und trage die tatsächlich geleistete Arbeitszeit wie gewohnt selbst ein. Die Einsatzlaufzeit wird dort nicht als Dauer eingesetzt.
5. 5Beende den Einsatz auf der Notdienst-Karte mit Einsatz beenden.

Schließt du das Terminfenster mit Später, läuft der Timer weiter. Über Angaben vervollständigen öffnest du es erneut. Ohne Termin fragt Werki beim Beenden nach einem Grund (Pflicht); mit Einsatz ohne Termin beenden schließt du den Einsatz trotzdem ab.

Während eines aktiven Notdienstes oder eines laufenden Einsatzes steht die Notdienst-Karte auf der Startseite und in der Zeiterfassung anstelle der Einstempeln-Karte. Läuft bereits eine Stempeluhr-Zeit, bleibt sie zum Ausstempeln erreichbar. Eine Notdienst-Einteilung allein startet keinen Timer.

Die Einsatzzeit zählt zur Zeiterfassung und umfasst auch die Wegezeit. Die Arbeitszeit im Termin dient der Abrechnung und kann kürzer sein – trage sie im Termin selbst ein; beim Beenden des Einsatzes wird sie nicht vorausgefüllt. Die geschätzte Termindauer passt du bei Bedarf ebenfalls im Termin an.

Im eigenen Profil zeigt der Statuspunkt während des laufenden Einsatzes Im Einsatz. Im Team-Status des Büros zählst du dann zu Beschäftigt.

Unter Notdienstplan findest du Aktive & abgeschlossene Notfalleinsätze im gewählten Zeitraum. Mit dem Stift-Symbol änderst du Beginn oder Ende eines beendeten Einsatzes; ein Grund hält fest, weshalb die Zeit geändert wurde.

Ein laufender Einsatz wird nach 12 Stunden automatisch beendet. Den tatsächlichen Zeitraum kannst du anschließend dort korrigieren. Ein verbundener Termin behält beim Einsatzende seine geschätzte Dauer; in der Einsatzliste führt Zum Termin direkt dorthin.

Hat dein Betrieb auch die Zeiterfassung gebucht, erscheinen Einsatzzeiten zusätzlich in Buchungen und Auswertung.