Handbuch für die Baustelle

1. 1Öffne die Werki-Adresse im Browser, die du von deinem Betrieb bekommen hast.
2. 2Melde dich einmal an, damit du siehst, dass alles läuft.
3. 3Tippe oben rechts auf das Menü mit den drei Punkten.
4. 4Wähle Zum Startbildschirm hinzufügen bzw. App installieren.
5. 5Bestätige den Namen und tippe auf Installieren.

1. 1Öffne die Werki-Adresse in Safari.
2. 2Tippe unten auf das Teilen-Symbol (Quadrat mit Pfeil nach oben).
3. 3Scrolle nach unten und wähle Zum Home-Bildschirm.
4. 4Tippe oben rechts auf Hinzufügen.

1. 1Öffne die Werki-Adresse.
2. 2Klicke rechts in der Adressleiste auf das Installations-Symbol (ein Bildschirm mit Pfeil nach unten).
3. 3Bestätige mit Installieren.

Wenn eine neue Version bereitsteht, zeigt Werki einen Hinweis an. Die neue Version wird erst geladen, wenn du den Hinweis bestätigst – du wirst also nie mitten in einer Eingabe unterbrochen. Bestätige den Hinweis, sobald du gerade nichts Angefangenes offen hast.

1. 1Starte Werki.
2. 2Gib deinen Benutzernamen ein.
3. 3Gib dein Passwort ein.
4. 4Tippe auf Einloggen – oder drücke einfach die Eingabetaste.

Du bleibst danach angemeldet, auch wenn du die App schließt. Erst ein bewusstes Abmelden beendet die Sitzung. Am unteren Rand der Anmeldeseite findest du die Links Impressum und Datenschutzerklärung.

Oben links in jeder Ansicht sitzt der Menü-Button (drei Striche). Er öffnet das Seitenmenü mit deinen Bereichen:

Ganz unten im Menü steht dein Name mit deinen Initialen – das ist der Zugang zu Mein Profil.

1. 1Öffne das Seitenmenü.
2. 2Tippe ganz unten auf deinen Namen.

Du siehst deine hinterlegten Stammdaten (Name, E-Mail, Telefon, Rolle, Beschäftigungsbeginn) und dein Urlaubskonto mit dem Anspruch des laufenden Jahres. Frühere Jahre lassen sich über Frühere Jahre aufklappen.

Stammdaten wie Name oder Urlaubsanspruch ändert das Büro – melde dich dort, wenn etwas nicht stimmt.

1. 1Öffne Mein Profil.
2. 2Tippe in der Aktionsleiste auf Passwort ändern.
3. 3Gib dein aktuelles Passwort ein.
4. 4Gib dein neues Passwort ein.
5. 5Bestätige.

Du bekommst die Meldung „Passwort erfolgreich geändert“. Hast du dein Passwort vergessen, kannst du es nicht selbst zurücksetzen – wende dich an einen Admin, er kann dir ein neues vergeben.

1. 1Öffne Mein Profil.
2. 2Tippe auf Abmelden.

Melde dich immer ab, wenn du ein Gerät weitergibst.

• Über die Pfeile in der Kopfzeile blätterst du vor und zurück.
• Rechts daneben wechselst du zwischen Monat, Woche und Tag.
• Unter dem Kalender schaltet der Schalter Wochenende Samstag und Sonntag ein oder aus.
• Der Button Heute springt zurück auf das aktuelle Datum.
• Passen an einem Tag nicht alle Termine in die Zelle, erscheint +N mehr. Ein Tipp darauf zeigt alle Termine dieses Tages.
• Die Legende unter dem Kalender ordnet jede Farbe einem Mitarbeiter zu.

Nur bestimmte Mitarbeiter anzeigen:

1. 1Tippe oben auf die Mitarbeiter-Auswahl.
2. 2Setze oder entferne die Haken bei den gewünschten Personen.
3. 3Über Alle Mitarbeiter bzw. Keine Mitarbeiter wählst du alles auf einmal an oder ab.

Ein Tipp auf einen Termin öffnet die Termindetails.

Die Liste eignet sich besser, wenn du eine längere Zeitspanne überblicken willst. Du kannst nach Status filtern (Offen, Erledigt, Abgebrochen) und den Zeitraum umstellen. Sind keine Treffer da, erscheint „Keine Termine im gewählten Zeitraum.“

1. 1Tippe auf Neuen Termin erstellen.
2. 2Gib einen Titel ein, z. B. „Heizung entlüften“.
3. 3Auftrag wählen: Suche im Auftrags-Feld den passenden Auftrag. Es werden nur Aufträge angeboten, die den Status In Bearbeitung haben.
4. 4Ohne Auftrag: Existiert kein passender Auftrag, lass das Feld leer und wähle stattdessen den Kunden aus. Werki legt dann automatisch einen Auftrag im Hintergrund an, damit der Termin nicht in der Luft hängt. Das Büro vervollständigt ihn später.
5. 5Prüfe die Adresse. Bei einem gewählten Auftrag ist sie aus der Baustellen-Adresse vorbelegt – du kannst sie für diesen einen Termin überschreiben.
6. 6Wähle Start (Datum und Uhrzeit) und die Dauer. Die Dauer muss mindestens 30 Minuten betragen.
7. 7Wähle einen oder mehrere Mitarbeiter aus, die den Termin ausführen.
8. 8Trage optional eine Beschreibung ein.
9. 9Tippe auf Speichern.

1. 1Tippe auf das Stift-Symbol.
2. 2Erledigte Arbeiten – was du tatsächlich gemacht hast. Dieser Text landet später im Rapport für den Kunden.
3. 3Notizen – interne Bemerkungen, z. B. „Ersatzteil fehlt, Nachtermin nötig“.
4. 4Tippe auf das Speichern-Symbol.

Mit dem Pfeil-zurück-Symbol verwirfst du die Änderungen. Verlässt du die Seite mit ungespeicherten Änderungen, fragt Werki nach, ob du speichern oder verwerfen willst.

Erfasse nur Mengen – Preise setzt das Büro später. Du bekommst hier bewusst keine Preise zu sehen.

1. 1Scrolle zum Abschnitt Material.
2. 2Tippe auf Material hinzufügen.
3. 3Gib die Menge ein, z. B. `15`.
4. 4Wähle die Bezeichnung: entweder einen vorhandenen Artikel aus der Liste, oder tippe die Bezeichnung frei ein (z. B. „9 mm Schrauben“). Werki legt sie dann automatisch als neuen Artikel an, damit sie beim nächsten Mal in der Liste steht.
5. 5Tippe auf Speichern.

Die Zeile erscheint sofort in der Materialliste. Menge und Bezeichnung kannst du in der Liste direkt antippen und korrigieren; mit dem Papierkorb-Symbol löschst du eine Zeile.

1. 1Scrolle zum Bilder-Bereich.
2. 2Wähle Foto aufnehmen, um direkt die Kamera zu öffnen, oder Bilder auswählen, um vorhandene Fotos vom Gerät zu nehmen.
3. 3Du kannst mehrere Bilder auf einmal auswählen.
4. 4Über Auswahl entfernen verwirfst du die aktuelle Auswahl, bevor sie hochgeladen wird.

Hochgeladene Bilder erscheinen als Vorschau. Ein Tipp öffnet sie groß in der Galerie; mit Schließen verlässt du die Galerie wieder.

1. 1Scrolle zum Abschnitt Unterschrift Kunde.
2. 2Reiche dem Kunden das Gerät.
3. 3Der Kunde unterschreibt mit dem Finger oder einem Stift direkt im Feld.
4. 4Speichere die Unterschrift.

Danach zeigt der Abschnitt die Unterschrift als Bild und darunter „Unterschrieben am TT.MM.JJJJ, HH:MM Uhr“.

Brauchst du einen zweiten Besuch (Ersatzteil, Restarbeiten)?

1. 1Tippe auf Folgetermin.
2. 2Der Dialog ist bereits mit Kunde, Adresse und Auftrag des aktuellen Termins vorbefüllt – der Auftrag lässt sich hier bewusst nicht ändern.
3. 3Trage Start und Dauer des neuen Termins ein.
4. 4Passe bei Bedarf Titel, Mitarbeiter und Beschreibung an.
5. 5Tippe auf Speichern.

1. 1Stelle sicher, dass erledigte Arbeiten, Material und ggf. Fotos erfasst sind.
2. 2Öffne oben die Status-Auswahl und wähle Erledigt. Der Dialog Termin abschließen öffnet sich.
3. 3Beantworte die Frage „Muss die Arbeit vom Kunden abgenommen und unterschrieben werden?“
4. 4Arbeitszeit (in Stunden): Trage deine tatsächlich gearbeitete Zeit im Format `Stunden : Minuten` ein, z. B. `2` und `30` für zweieinhalb Stunden. Das ist deine persönliche Zeit an diesem Termin – nicht die geplante Dauer und nicht die Zeit der Kollegen.
5. 5Wähle die Fahrtkosten.
6. 6Tippe auf Termin abschließen.

Die Abnahme-Frage hat drei mögliche Ausgänge:

Bei den Fahrtkosten hast du drei Möglichkeiten:

Jeder zugewiesene Mitarbeiter erfasst seine eigene Zeit. Der Termin springt erst dann auf Erledigt, wenn alle zugewiesenen Mitarbeiter ihren Abschluss gemacht haben. Bis dahin bleibt er offen – auch wenn du selbst schon fertig bist.

Deine Angaben sind reine Mengen (Zeit, Kilometer). Die Preise dazu setzt das Büro anschließend im Auftrag.

1. 1Tippe auf die Stempeluhr-Kachel.
2. 2Die Zeit läuft sofort – die Kachel zeigt die laufende Dauer und die Startzeit.

Es kann immer nur eine Zeit gleichzeitig laufen.

1. 1Tippe erneut auf die laufende Stempeluhr-Kachel.
2. 2Der Dialog für die Pausenzeit öffnet sich, voreingestellt mit 30 Minuten.
3. 3Passe die Pausenminuten an das an, was du tatsächlich Pause gemacht hast.
4. 4Bestätige.

Die eingetragene Pause wird von deiner Anwesenheit abgezogen. Die Pausenzeit muss plausibel zur Anwesenheit passen – ist sie zu lang, meldet Werki das und du kannst den Wert korrigieren.

Läuft eine Zeit länger als 24 Stunden, beendet Werki sie automatisch und markiert sie entsprechend. Du siehst beim nächsten Öffnen einen Hinweis.

Trage die richtige Zeit anschließend als Korrektur nach – siehe Kapitel 8. Das Büro sieht solche automatisch beendeten Tage in seiner Auffälligkeitsliste.

Der Kalender auf dem Dashboard zeigt deinen Monat auf einen Blick: gearbeitete Tage, Abwesenheiten und Feiertage. Ein Tipp auf einen Tag springt in die Buchungen dieser Woche. Mit den Pfeilen blätterst du in andere Monate – die Daten werden dabei nachgeladen.

An Feiertagen und an genehmigten Abwesenheitstagen ist das Soll entsprechend reduziert – dort entsteht also kein Minus.

1. 1Tippe in den Buchungen auf + (Neue Buchung).
2. 2Wähle das Datum.
3. 3Trage Startzeit und Endzeit ein.
4. 4Trage die Pausenzeit (Minuten) ein, z. B. `30`.
5. 5Gib den Grund (Pflicht) an, z. B. „Einstempeln vergessen“.
6. 6Tippe auf Speichern.

1. 1Tippe in der Liste auf den betreffenden Tag.
2. 2Der Dialog Buchung korrigieren öffnet sich mit den vorhandenen Werten.
3. 3Passe Datum, Start, Ende oder Pause an.
4. 4Trage den Grund für die Korrektur ein.
5. 5Tippe auf Speichern.

Im Dialog Buchung korrigieren gibt es zusätzlich den Button Löschen.

Über das Download-Symbol in den Buchungen exportierst du den angezeigten Zeitraum als CSV-Datei (`Zeiterfassung_<von>_bis_<bis>.csv`). Die Datei lässt sich in Excel öffnen.

1. 1Tippe auf Neuer Antrag.
2. 2Wähle die Art (Urlaub, Zeitausgleich oder Krankheit). Unter der Auswahl steht jeweils, was diese Art bedeutet.
3. 3Wähle Von und Bis. Für einen einzelnen Tag wählst du bei beiden dasselbe Datum.
4. 4Trage optional einen Kommentar ein, z. B. „Sommerurlaub“.
5. 5Tippe auf Beantragen – bei einer Krankmeldung heißt der Button Melden.

Werki rechnet aus, wie viele Tage und Stunden das nach deinem Arbeitszeitmodell sind. Wochenenden und Feiertage zählen nicht mit.

Meldung „Überbuchung“: Reicht dein Urlaubsanspruch für den Zeitraum nicht, warnt Werki – blockiert aber nicht. Du kannst mit Trotzdem beantragen fortfahren; der Antrag wird dann als Überbuchung markiert und das Büro entscheidet.

Meldung über bestehende Buchungen: Gibt es an einzelnen Tagen des Zeitraums schon erfasste Arbeitszeit, weist Werki darauf hin. Der Antrag wird trotzdem angelegt; die Prüfung erfolgt bei der Genehmigung.

Wie viele Urlaubstage du hast und wie viele davon verbraucht sind, siehst du unter Mein Profil → Urlaubskonto. Der Wert aktualisiert sich, sobald ein Urlaub genehmigt oder storniert wird.