Handbuch für Büro und Verwaltung

Firmenname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Telefonnummern, bis zu drei E-Mail-Adressen und die Webadresse. Diese Angaben erscheinen im Kopf und Fuß des Rapports.

1. 1Klicke in der Karte auf das Bearbeiten-Symbol.
2. 2Ändere die Felder.
3. 3Klicke auf Speichern.

Steuernummer, USt-IdNr., HRB, Amtsgericht, Geschäftsführer sowie bis zu zwei Bankverbindungen (IBAN, BIC, Bankname). Diese Werte werden in der Fußzeile des Rapports ausgegeben – prüfe sie besonders sorgfältig, da sie rechtlich relevant sind.

Primärfarbe – die Hausfarbe deines Betriebs. Sie bestimmt die Akzentfarbe im erzeugten PDF. Neben der Überschrift siehst du eine Vorschau in drei Abstufungen, die sich beim Ändern sofort mitzieht. Voreingestellt ist `#24a6f1`.

Firmenlogo – wähle in der Zeile Firmenlogo eine Bilddatei aus und speichere. Das Logo erscheint im Kopf jedes Rapports und im Seitenmenü. Über Logo entfernen nimmst du es wieder heraus.

PDF-Anhang für Rapport (z. B. AGB) – wähle in dieser Zeile eine PDF-Datei aus und speichere. Dieses PDF wird an jedes erzeugte Auftrags-PDF automatisch hinten angehängt. Typischer Einsatz: Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Vertragsbedingungen. So gehen sie mit jedem Rapport an den Kunden, ohne dass jemand daran denken muss.

Gib im Suchfeld „Nach Name suchen …“ einen Teil des Namens ein – die Liste filtert sich beim Tippen.

1. 1Klicke auf den Button zum Anlegen eines neuen Kunden.
2. 2Anrede wählen.
3. 3Name eintragen – Pflichtangabe.
4. 4E-Mail und Telefonnummer ergänzen.
5. 5Adresse eintragen: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort. Die Adressvervollständigung schlägt beim Tippen passende Adressen vor; ein Klick auf einen Vorschlag füllt alle Felder auf einmal.
6. 6Speichern.

Ein Klick auf einen Listeneintrag öffnet Kunden Details:

• Kunden Informationen – Anrede, Name, E-Mail, Telefonnummer, Adresse. Über das Bearbeiten-Symbol änderbar.
• Vergangene Aufträge – alle Aufträge dieses Kunden. Ein Klick springt in den jeweiligen Auftrag. Steht dort „Noch keine Aufträge für diesen Kunden.“, ist der Kunde neu.

Ein Kunde lässt sich nur löschen, wenn kein Auftrag auf ihn verweist. Andernfalls meldet Werki: „Kunde kann nicht gelöscht werden: 3 Auftrag/Aufträge verweisen auf ihn.“

Das ist eine bewusste Sperre: Sie schützt die Nachvollziehbarkeit alter Vorgänge. Willst du einen Kunden wirklich entfernen, müssen zuerst seine Aufträge weg.

Über das Suchfeld „Nach Bezeichnung suchen …“ findest du vorhandene Artikel. Neue Artikel legst du über den Anlegen-Button an.

Du musst den Stamm nicht vorab vollständig pflegen – er füllt sich im Betrieb von selbst:

Freitext wird zum Artikel. Tippt ein Monteur beim Termin eine Bezeichnung frei ein, die es noch nicht gibt, legt Werki daraus automatisch einen Artikel an und verknüpft die Materialzeile damit. Beim nächsten Mal steht die Bezeichnung in der Auswahlliste.

Der Artikel lernt seinen Preis. Trägst du im Auftrag erstmals einen Einzelpreis für eine Materialzeile ein und der Artikel hat im Stamm noch keinen Verkaufspreis, wird dieser Preis in den Stammsatz übernommen. Ein bereits gepflegter Verkaufspreis wird dabei nie überschrieben – die Stammdaten gewinnen immer.

Der Stamm belegt neue Zeilen vor. Hat ein Artikel einen Verkaufspreis, wird dieser bei neu erfasstem Material automatisch als Einzelpreis eingesetzt und mit dem Hinweis „autom. – bitte prüfen“ markiert (siehe Kapitel 9).

Wird ein Artikel gelöscht, bleiben bestehende Materialzeilen erhalten: Sie behalten ihre Bezeichnung und ihren Preis und werden nur vom Stammsatz entkoppelt. Alte Aufträge und Rapporte verändern sich also nicht.

Die Liste zeigt alle Benutzer mit ihrem aktuellen Status (verfügbar, im Termin, offline). Über den Statusfilter blendest du Gruppen ein und aus. Die gleiche Übersicht erscheint als Kachel Team-Status auf der Startseite und im Zeiterfassungs-Dashboard.

Klicke auf den Anlegen-Button. Der Dialog Neuen Benutzer anlegen öffnet sich – fülle ihn aus und speichere.

Ein Klick auf einen Eintrag öffnet Mitarbeiter Details mit:

• Stammdaten – Name, E-Mail, Telefon, Rolle, Beschäftigungsbeginn.
• Urlaubskonto – Anspruch, verbrauchte und verbleibende Tage des laufenden Jahres. Über Frühere Jahre klappst du die Historie auf. Der Wert aktualisiert sich automatisch, sobald ein Urlaubsantrag genehmigt oder storniert wird.
• Zeiterfassung – Einstieg in die Buchungen dieses Mitarbeiters.

1. 1Öffne die Mitarbeiterdetails.
2. 2Klicke in der Aktionsleiste auf Passwort zurücksetzen.
3. 3Gib dein eigenes Admin-Passwort ein – das ist die Sicherheitsabfrage.
4. 4Gib das neue Passwort für den Mitarbeiter ein.
5. 5Bestätige.

Du erhältst die Bestätigung „Passwort für <Name> erfolgreich zurückgesetzt“. Teile das neue Passwort der Person auf sicherem Weg mit und bitte sie, es unter Mein Profil → Passwort ändern selbst zu ändern.

Das Löschen ist nur möglich, solange keine Datensätze mehr am Mitarbeiter hängen. In der Regel ist es besser, den Benutzer stehen zu lassen – so bleiben alte Termine, Zeiten und Rapporte nachvollziehbar.

Oben findest du:

• Neuen Auftrag erstellen
• Von / Bis – Zeitraumfilter
• Statusfilter – Mehrfachauswahl
• Filter zurücksetzen

Darunter steht die Trefferzahl („12 Aufträge“). Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Auftragsdetails. Die Seite lässt sich durch Ziehen nach unten aktualisieren.

Klicke auf Neuen Auftrag erstellen. Der Dialog hat drei Abschnitte.

Abschnitt Auftrag:

Abschnitt Auftraggeber: Wähle im Kundenfeld den Kunden aus – das ist eine Pflichtangabe. Name, Adresse, Telefon und E-Mail werden aus dem Kundenstamm als Snapshot übernommen. Adresse und Telefon kannst du danach für diesen Auftrag noch anpassen; die E-Mail bleibt schreibgeschützt. Ist der Kunde noch nicht angelegt, kannst du ihn direkt aus diesem Feld heraus erfassen.

Abschnitt Baustelle: Standardmäßig entspricht der Einsatzort dem Kunden. Aktiviere Abweichende Terminadresse, wenn tatsächlich woanders gearbeitet wird. Werki kopiert dann die Kundendaten als Startwerte in die Baustellenfelder; ab da sind sie frei editierbar. Zusätzlich stehen die Felder Wohnungsnummer und HSM zur Verfügung.

Der Auftrag bekommt automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer und den Status Entwurf.

Erlaubte Übergänge:

Ein Übergang, der nicht in der Tabelle steht, wird abgelehnt mit „Übergang von Status X zu Status Y ist nicht erlaubt!“.

1. 1Öffne die Auftragsdetails.
2. 2Klicke in der Toolbar auf das ⋯-Menü.
3. 3Wähle die gewünschte Aktion.

Die Statusaktionen sind gesperrt, solange du gerade eine Karte im Auftrag bearbeitest. Speichere oder verwirf zuerst.

Legt ein Monteur einen Termin an, ohne einen bestehenden Auftrag auszuwählen, erzeugt Werki im Hintergrund automatisch einen Auftrag mit diesem Status. Damit hängt kein Termin in der Luft.

Solche Aufträge tragen nur die Adresse, die beim Termin bekannt war – sie steht sowohl in den Auftraggeber- als auch in den Baustellenfeldern.

Deine Aufgabe im Büro:

1. 1Filtere die Auftragsliste auf Automatisch erstellt.
2. 2Öffne den Auftrag.
3. 3Ergänze Titel, Beschreibung, Auftragsart und – falls nötig – die richtige Rechnungsadresse.
4. 4Setze ihn auf Freigeben für Bearbeitung oder Auftrag auf Entwurf setzen.

Es lohnt sich, diesen Filter einmal pro Woche durchzugehen.

Beim Abbruch werden alle noch nicht erledigten Termine des Auftrags ebenfalls auf Abgebrochen gesetzt. Bereits erledigte Termine bleiben unverändert erhalten.

Ein abgebrochener Auftrag ist ein Endzustand: Seine Termine können nicht mehr nachträglich abgeschlossen werden. Versucht es ein Monteur, erscheint „Der verbundene Auftrag ist abgebrochen. Der Termin bleibt abgebrochen.“

Das Schließen ist der Qualitätscheck vor der Abrechnung. Werki prüft dabei drei Dinge und nennt bei jedem Fehler die genaue Zahl:

So löst du die drei Fälle:

1. 1Offene Termine – Sieh in der Karte Arbeitsangaben nach, welche Termine noch offen sind. Kläre mit dem Monteur, ob er den Abschluss vergessen hat, und lass ihn nachholen. Nicht mehr benötigte Termine setzt du auf Abgebrochen – abgebrochene Termine blockieren das Schließen nicht.
2. 2Arbeit beendet – Öffne die Karte Auftragsdetails, klicke auf Bearbeiten und setze das Häkchen bei Arbeit beendet. Speichere.
3. 3Positionen ohne Preis – Gehe die Tabellen Arbeitsleistung und Material durch und trage überall einen Einzelpreis ein (siehe Kapitel 9). Positionen aus abgebrochenen Terminen sind von dieser Prüfung ausgenommen.

Als Admin siehst du die Termine aller Mitarbeiter. Über die Mitarbeiter-Auswahl oben schränkst du auf einzelne Personen ein – Alle Mitarbeiter und Keine Mitarbeiter wählen alles auf einmal an bzw. ab. Die Legende unter dem Kalender ordnet jede Farbe einer Person zu.

Es gibt zwei Einstiege:

• Aus dem Kalender: Button Neuen Termin erstellen. Hier wählst du den Auftrag selbst aus.
• Aus dem Auftrag: Button Neuer Termin in der Toolbar der Auftragsdetails. Der Auftrag ist dann bereits gesetzt – der schnellere Weg, wenn du ohnehin gerade im Auftrag bist. Der Button erscheint nur, solange der Auftrag bearbeitbar ist.

Aus dem Kalender heraus:

1. 1Klicke auf Neuen Termin erstellen.
2. 2Titel eingeben.
3. 3Auftrag wählen. In dieser Auswahl erscheinen nur Aufträge im Status „In Bearbeitung“. Fehlt der gewünschte Auftrag, ist er noch nicht freigegeben – gib ihn zuerst in der Auftragsliste frei.
4. 4Die Adresse wird aus der Baustellenadresse des Auftrags vorbelegt und kann für diesen einzelnen Termin überschrieben werden.
5. 5Start und Dauer festlegen. Die Dauer beträgt mindestens 30 Minuten.
6. 6Einen oder mehrere Mitarbeiter zuweisen.
7. 7Beschreibung ergänzen und speichern.

Jeder Termin bekommt eine je Auftrag fortlaufende Terminnummer (1, 2, 3 …). So sind die Besuche eines Auftrags eindeutig unterscheidbar.

Weist du mehrere Personen zu, erfasst jede für sich ihre Arbeitszeit und ggf. ihre Fahrtkosten. Der Termin geht erst dann auf Erledigt, wenn alle zugewiesenen Mitarbeiter ihren Abschluss gemacht haben.

Bleibt ein Termin hängen, ist meist ein Kollege noch nicht fertig. In der Karte Arbeitsleistung des Auftrags siehst du, wessen Zeile fehlt.

• Anderer Auftrag: Termin öffnen → ⋯ → Auftrag wechseln. Nur möglich, solange der Termin nicht erledigt ist.
• Andere Zeit oder andere Mitarbeiter: Termin öffnen → Bearbeiten-Symbol → Werte ändern → speichern.
• Löschen: Termin öffnen → ⋯ → Löschen. Möglich, solange der Termin bearbeitbar ist. Ein Termin mit erfassten Leistungen sollte eher abgebrochen als gelöscht werden – so bleibt der Vorgang nachvollziehbar.

Braucht ein Auftrag einen weiteren Besuch, ist Folgetermin der schnellste Weg: Der Dialog ist mit Kunde, Adresse und Auftrag des Ausgangstermins vorbefüllt; nur Start und Dauer sind neu einzutragen. Der Auftrag bleibt dabei bewusst fest.

Der Screen besteht aus mehreren Karten. Jede hat einen eigenen Bearbeiten-Button – du bearbeitest also immer nur einen Bereich zur Zeit:

Bearbeiten ist nur möglich, solange der Auftrag den Status Entwurf, Automatisch erstellt oder In Bearbeitung hat.

Die Karte listet zunächst alle Termine des Auftrags mit Datum, Nummer und Status – dein Überblick, was noch offen ist. Darunter stehen zwei Textfelder: Erledigte Arbeiten und Notizen aller Termine.

Beide werden automatisch aus den Terminen zusammengesetzt. Genau das sagt auch der Platzhaltertext: „Automatisch aus den Terminen – zum Überschreiben bearbeiten, leeren für automatisch.“

• Willst du den Text für den Kunden glätten oder kürzen, schreib einfach hinein. Ab dann gilt dein Text.
• Willst du zurück zur Automatik, leere das Feld und speichere.

Der Inhalt von Erledigte Arbeiten erscheint so im Rapport – es lohnt sich, ihn vor dem Versand einmal durchzulesen.

Die Tabelle hat die Spalten Mitarbeiter · Menge · Einzelpreis · Gesamt und enthält zwei Arten von Zeilen. Bei der Arbeitszeit ist der Einzelpreis der Stundensatz (€/h), Gesamt = Stunden × Stundensatz. Dazu kommen die Fahrtkosten, falls der Monteur welche gewählt hat:

Je Mitarbeiter und Termin gibt es höchstens eine Arbeitszeit- und eine Fahrtkostenzeile. Die beiden Fahrtkostenvarianten schließen sich gegenseitig aus.

1. 1Klicke bei der Karte Arbeitsleistung auf Bearbeiten.
2. 2Trage in der Spalte Einzelpreis den Wert ein.
3. 3Der Gesamt-Wert rechnet sich sofort aus.
4. 4Bei Bedarf kannst du auch die Dauer korrigieren (Format `hh:mm`) – etwa wenn ein Monteur sich vertippt hat.
5. 5Speichere.

Die Tabelle hat die Spalten Menge · Bezeichnung · Einzelpreis · Gesamt.

Die Markierung „autom. – bitte prüfen“: Hat der Artikel im Stamm einen Verkaufspreis, setzt Werki ihn beim Erfassen automatisch als Einzelpreis ein und markiert die Zeile. Der Preis ist also da, aber noch von niemandem bestätigt. Prüfe solche Zeilen und speichere den Preis (auch unverändert) – die Markierung verschwindet und du weißt, dass die Zeile geprüft ist.

• Material hinzufügen – für Positionen, die der Monteur vergessen hat.
• Menge, Bezeichnung und Einzelpreis lassen sich in der Zeile direkt ändern.
• Über das Papierkorb-Symbol löschst du eine Zeile.
• Ist keine Zeile vorhanden, steht dort „Kein Material erfasst.“

Preis-Rückschreibung: Trägst du einen Einzelpreis manuell ein und der verknüpfte Artikel hat im Stamm noch keinen Verkaufspreis, wird dein Wert in den Artikel übernommen. Beim nächsten Einsatz ist er dann automatisch da. Ein bereits gepflegter Stammpreis wird nicht überschrieben.

Die Summen werden vom System berechnet und sind nicht direkt editierbar – ändere stattdessen die zugrundeliegenden Zeilen.

1. 1Auftrag öffnen, sobald die Monteure alle Termine abgeschlossen haben.
2. 2Arbeitsangaben lesen – ist der Text für den Kunden verständlich? Bei Bedarf glätten.
3. 3Arbeitsleistung durchgehen: Stundensätze eintragen, Fahrtkosten bepreisen, auffällige Zeiten hinterfragen.
4. 4Material durchgehen: alle Zeilen mit „autom. – bitte prüfen“ bestätigen, fehlende Preise ergänzen.
5. 5Summen gegen den Kostenvoranschlag prüfen.
6. 6Auftragsdetails → Arbeit beendet ankreuzen.
7. 7⋯ → Auftrag schließen.
8. 8Rapport erzeugen und versenden (siehe Kapitel 10).
9. 9Nach Rechnungsstellung: ⋯ → Auftrag abrechnen.

Aus dem Auftrag: In der Toolbar der Auftragsdetails steht Rapport (PDF) als direkt sichtbarer Button. Die beiden übrigen Wege liegen im ⋯-Menü. Aus dem Termin: Termindetails → ⋯ → Rapport-Aktion.

Während der Erzeugung steht auf den Buttons „Erstelle PDF …“ – sie sind so lange gesperrt.

• Kopf: Firmenlogo, Firmenname und -adresse, die auf sechs Stellen aufgefüllte Auftragsnummer und der Auftragstitel.
• Auftraggeber und Baustelle: die im Auftrag hinterlegten Adressen.
• Arbeitsangaben: der Text aus Erledigte Arbeiten.
• Arbeitsleistung: je Mitarbeiter Zeit und Fahrtkosten mit Einzel- und Gesamtpreis.
• Material: alle Positionen mit Menge, Bezeichnung und Preisen.
• Summen.
• Fuß: Steuer-, Bank- und Kontaktdaten aus den Firmendaten.
• Anhang: das unter Firma → PDF-Anhang für Rapport hinterlegte Dokument (z. B. AGB) – automatisch an jedes Auftrags-PDF angehängt.

Die Akzentfarbe des Dokuments ist die unter Firma → Systemkonfiguration eingestellte Primärfarbe.

Zeiterfassung → Buchungen. Als Admin siehst du die Zeiten aller Mitarbeiter. Zur Verfügung stehen:

• Ansichtsumschaltung Tag / Woche / Monat
• Pfeile zum Blättern durch die Zeiträume
• Mitarbeiterfilter
• Typfilter (z. B. nur Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich)

Die Liste ist nach Mitarbeiter gruppiert und zeigt je Tag Start, Ende, Pause, Ist, Soll und Saldo.

Der Ablauf entspricht dem im Handbuch für die Baustelle – mit einem Unterschied: Als Admin kannst du im Dialog zusätzlich den Mitarbeiter auswählen, für den die Buchung gilt.

1. 1Klicke auf + für Zeit nachtragen, oder auf einen Tag für Buchung korrigieren.
2. 2Wähle den Mitarbeiter (nur beim Nachtragen).
3. 3Trage Datum, Startzeit, Endzeit und Pausenzeit (Minuten) ein.
4. 4Gib den Grund (Pflicht) an.
5. 5Speichere. Im Korrekturdialog steht zusätzlich Löschen zur Verfügung.

Abwesenheitstage, die aus einem genehmigten Antrag stammen, lassen sich hier nicht löschen. Sie werden über den Antrag storniert.

Über das Download-Symbol exportierst du den angezeigten Zeitraum als CSV-Datei (`Zeiterfassung_<von>_bis_<bis>.csv`) – geeignet für Excel und für die Übergabe an die Lohnbuchhaltung.

1. 1Öffne Abwesenheitsanträge.
2. 2Suche den Antrag im Status Beantragt.
3. 3Klicke auf Genehmigen (grün) oder Ablehnen (rot).

Beim Genehmigen können zwei Rückfragen erscheinen:

„Abweichung zur Beantragung“ – Zwischen Antragstellung und Genehmigung hat sich das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters geändert. Die Tage wurden gegen das aktuelle Modell neu berechnet – die Anzahl der Tage oder Stunden weicht deshalb von der Beantragung ab. Prüfe die genannten Werte und bestätige mit Trotzdem genehmigen, wenn sie passen.

„Arbeitszeit vorhanden“ – An mindestens einem Tag des Zeitraums ist bereits Arbeitszeit gebucht. Kläre mit dem Mitarbeiter, was stimmt. Ist beides korrekt (z. B. Notfalleinsatz im Urlaub), bestätige mit Trotzdem genehmigen.

Ein bereits genehmigter Antrag oder eine gemeldete Krankheit lässt sich über Stornieren aufheben. Die betroffenen Abwesenheitstage werden zurückgenommen, Urlaubs- und Stundenkonto entsprechend korrigiert.

Mitarbeiter können nur ihre eigene Krankmeldung stornieren; alles andere ist Admin-Sache.

Für Fälle, die keinen Genehmigungsschritt brauchen (z. B. Betriebsurlaub oder ein telefonisch abgestimmter Tag), kannst du direkt buchen:

1. 1Klicke auf Neuer Antrag.
2. 2Wähle die Art.
3. 3Wähle den Mitarbeiter.
4. 4Wähle Von und Bis.
5. 5Schalte Direkt buchen (ohne Genehmigungsschritt) ein. Die Überschrift wechselt zu Abwesenheit buchen, der Button zu Buchen.
6. 6Klicke auf Buchen.

Der Antrag entsteht sofort im Status Genehmigt. Bei einer Krankmeldung entfällt der Schalter – sie wird ohnehin ohne Genehmigung gebucht.

Jeder Statuswechsel wird mit Zeitpunkt und handelnder Person in der Historie festgehalten.

Ein Arbeitszeitmodell legt das Tages-Soll je Wochentag fest. Wochenstunden und Anzahl der Arbeitstage sind daraus abgeleitet und werden angezeigt. Die Tabelle zeigt Name, Wochenstunden, Arbeitstage, Anzahl der Zuordnungen und Status. Das Standardmodell trägt die Kennzeichnung Standard.

1. 1Klicke auf den Anlegen-Button. Der Dialog Neues Arbeitszeitmodell öffnet sich.
2. 2Gib einen Namen ein, z. B. „Vollzeit 40 h Mo–Fr“.
3. 3Ergänze optional eine Beschreibung.
4. 4Trage entweder die Wochenstunden und Arbeitstage (ab Montag) ein – die Tageswerte werden dann verteilt – oder setze für jeden Wochentag einzeln das Soll im Format `Stunden : Minuten`.
5. 5Speichere.

Eine Zuordnung verbindet einen Mitarbeiter ab einem Stichtag mit einem Modell. Zuordnungen sind Zeitscheiben: Es gibt bewusst kein „gültig bis“. Das Ende einer Zuordnung ergibt sich automatisch aus dem Gültig ab der nächsten. Überschneidungen sind dadurch strukturell unmöglich.

1. 1Wähle den Mitarbeiter.
2. 2Wähle das Modell.
3. 3Setze Gültig ab.
4. 4Nutze die Vorschau, um vor dem Speichern zu sehen, wie sich die Änderung auf die betroffenen Tage auswirkt.
5. 5Speichere.

Die Tabelle darunter zeigt je Mitarbeiter alle Zuordnungen mit Gültig ab, Modell, Wochenstunden und Arbeitstagen.

Kalenderausnahmen gelten für alle Mitarbeiter. An einem solchen Tag ist das Soll 0 – es entsteht also kein Minus.

1. 1Wähle das Datum.
2. 2Gib die Bezeichnung ein, z. B. „Tag der Deutschen Einheit“.
3. 3Speichere.

Je Datum ist genau eine Ausnahme möglich. Über die Spalte Aktiv schaltest du eine Ausnahme ein oder aus, statt sie zu löschen.

Hier korrigierst du Stundenkonten manuell, z. B. beim Übertrag aus einem alten System oder bei einer Auszahlung.

1. 1Wähle den Mitarbeiter.
2. 2Wähle die Art.
3. 3Gib die Stunden an – mit Vorzeichen. Positive Werte erhöhen das Konto, negative verringern es. Der Wert darf nicht 0 sein.
4. 4Setze Wirksam am.
5. 5Gib den Grund (Pflicht) an.
6. 6Speichere.

Anpassungen sind unveränderlich. Sie lassen sich weder bearbeiten noch löschen. Eine falsche Anpassung wird durch eine Gegenbuchung neutralisiert: Suche die betreffende Zeile in der Tabelle und klicke auf Storno. Werki legt eine Gegenbuchung mit umgekehrtem Vorzeichen an und kennzeichnet sie mit Storno. Beide Zeilen bleiben sichtbar. Jede Anpassung kann höchstens einmal storniert werden.

Die Zeile Gesamt summiert alle Mitarbeiter. Über den Zeitraumfilter stellst du den Auswertungszeitraum ein.

Werki markiert Tage, die vermutlich nicht stimmen – etwa automatisch beendete Zeiten, fehlende Pausen oder Arbeitszeit an einem Abwesenheitstag. Die Legende am Ende der Seite erklärt jede Kategorie.

Auf dem Dashboard siehst du die Auffälligkeiten der letzten 14 Tage als eigene Karte. Ein Klick auf einen Eintrag springt in die Buchungen des betroffenen Tages und hebt die Zeile kurz hervor – so findest du den Datensatz sofort. Steht dort „Keine Auffälligkeiten – alles im grünen Bereich.“, ist nichts zu tun.

Hat jemand an einem Abwesenheitstag gearbeitet (z. B. Notdienst im Urlaub), verlangt Werki eine bewusste Entscheidung. Du bestätigst die Mehrarbeit mit einer Begründung; die Entscheidung wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten.

Ändern sich danach die Intervalle, die Abwesenheit oder das Tages-Soll, wird die Bestätigung zurückgesetzt und muss erneut getroffen werden.

Beim Anlegen eines Auftrags oder Termins kopiert Werki die relevanten Daten des Kunden als Momentaufnahme in den Vorgang. Dasselbe gilt für Artikelbezeichnungen in Materialzeilen.

Warum: Ein Beleg muss zeigen, was zum Zeitpunkt der Leistung galt. Wäre alles live verknüpft, würde eine Adressänderung im Kundenstamm rückwirkend abgeschlossene Rapporte verändern.

• Kundendaten korrigieren im Kundenstamm wirkt nur auf neue Vorgänge.
• Willst du eine Adresse auch in einem laufenden Auftrag ändern, ändere sie dort – in der Karte Auftraggeber bzw. Baustelle.
• Ein umbenannter Artikel ändert keine bestehenden Materialzeilen.
• Die E-Mail-Adresse ist die Ausnahme: Sie wird ausschließlich im Kundenstamm gepflegt und ist in Auftrag und Termin nur lesend.

Bearbeiten zwei Personen denselben Datensatz gleichzeitig, verhindert Werki, dass die zweite Speicherung die erste stillschweigend überschreibt. Du bekommst einen Hinweis, dass der Datensatz zwischenzeitlich geändert wurde, und Werki lädt die aktuelle Fassung nach.

1. 1Lies die neu geladene Fassung.
2. 2Prüfe, ob deine Änderung noch nötig ist.
3. 3Trage sie erneut ein und speichere.

Das kann bei jedem Bereich passieren – besonders häufig, wenn Büro und Monteur gleichzeitig an einem Termin arbeiten.

Diese Vorgänge werden dauerhaft protokolliert:

• Manuelle Zeitbuchungen und Korrekturen – jeweils mit dem Pflichtgrund.
• Statuswechsel von Abwesenheitsanträgen – mit handelnder Person und Zeitpunkt.
• Zeitkonto-Anpassungen – unveränderlich, Korrekturen nur als Gegenbuchung.
• Bestätigte Mehrarbeit – mit Begründung, Person und Zeitpunkt.

Werki ist eine Web-App und lässt sich wie eine normale App auf Handy, Tablet und Desktop installieren. Die Anleitung dazu steht im Handbuch für die Baustelle.

Neue Versionen werden im Hintergrund geladen und erst nach Bestätigung des Hinweises aktiv – niemand wird mitten in einer Eingabe unterbrochen. Die Anmeldung bleibt bestehen, bis man sich bewusst abmeldet: Mein Profil → Abmelden.

Beide Seiten sind ohne Anmeldung erreichbar – über die Links am unteren Rand der Anmeldeseite.

• Neue Aufträge im Status Automatisch erstellt vervollständigen und freigeben
• Offene Abwesenheitsanträge entscheiden
• Termine des Folgetages auf vollständige Mitarbeiterzuweisung prüfen

• Auffälligkeiten in der Zeiterfassung durchgehen
• Aufträge im Status In Bearbeitung prüfen, deren Termine alle erledigt sind
• Materialzeilen mit „autom. – bitte prüfen“ bestätigen

• Zeiten prüfen und als CSV für die Lohnbuchhaltung exportieren
• Stundenkonten in der Auswertung kontrollieren
• Geschlossene Aufträge abrechnen

• Feiertage des Folgejahres als Kalenderausnahmen eintragen
• Urlaubsansprüche der Mitarbeiter prüfen
• Firmendaten (Bank, Steuer, AGB-Anhang) auf Aktualität prüfen