Handbuch für Büro und Verwaltung

Firmenname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Telefonnummern, bis zu drei E-Mail-Adressen und die Webadresse. Diese Angaben erscheinen im Kopf und Fuß des Rapports.

1. 1Klicke in der Karte auf das Bearbeiten-Symbol.
2. 2Ändere die Felder.
3. 3Klicke auf Speichern.

Steuernummer, USt-IdNr., HRB, Amtsgericht, Geschäftsführer sowie bis zu zwei Bankverbindungen (IBAN, BIC, Bankname). Diese Werte werden in der Fußzeile des Rapports ausgegeben – prüfe sie besonders sorgfältig, da sie rechtlich relevant sind.

Primärfarbe – die Hausfarbe deines Betriebs. Sie bestimmt die Akzentfarbe im erzeugten PDF. Neben der Überschrift siehst du eine Vorschau in drei Abstufungen, die sich beim Ändern sofort mitzieht. Voreingestellt ist `#24a6f1`.

Firmenlogo – wähle in der Zeile Firmenlogo eine Bilddatei aus und speichere. Das Logo erscheint im Kopf jedes Rapports und im Seitenmenü. Über Logo entfernen nimmst du es wieder heraus.

PDF-Anhang für Rapport (z. B. AGB) – wähle in dieser Zeile eine PDF-Datei aus und speichere. Dieses PDF wird an jedes erzeugte Auftrags-PDF automatisch hinten angehängt. Typischer Einsatz: Allgemeine Geschäftsbedingungen oder Vertragsbedingungen. So gehen sie mit jedem Rapport an den Kunden, ohne dass jemand daran denken muss.

Gib im Suchfeld „Nach Name suchen …“ einen Teil des Namens ein – die Liste filtert sich beim Tippen.

1. 1Klicke auf den Button zum Anlegen eines neuen Kunden.
2. 2Anrede wählen.
3. 3Name eintragen – Pflichtangabe.
4. 4E-Mail und Telefonnummer ergänzen.
5. 5Adresse eintragen: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort. Die Adressvervollständigung schlägt beim Tippen passende Adressen vor; ein Klick auf einen Vorschlag füllt alle Felder auf einmal.
6. 6Speichern.

Ein Klick auf einen Listeneintrag öffnet Kunden Details:

• Kunden Informationen – Anrede, Name, E-Mail, Telefonnummer, Adresse. Über das Bearbeiten-Symbol änderbar.
• Bisherige Aufträge – alle Aufträge dieses Kunden. Ein Klick springt in den jeweiligen Auftrag. Steht dort „Noch keine Aufträge für diesen Kunden.“, ist der Kunde neu.

Ein Kunde lässt sich nur löschen, wenn kein Auftrag auf ihn verweist. Andernfalls meldet Werki: „Kunde kann nicht gelöscht werden: 3 Auftrag/Aufträge verweisen auf ihn.“

Das ist eine bewusste Sperre: Sie schützt die Nachvollziehbarkeit alter Vorgänge. Willst du einen Kunden wirklich entfernen, müssen zuerst seine Aufträge weg.

Über das Suchfeld „Nach Bezeichnung suchen …“ findest du vorhandene Artikel. Mit dem Filter Artikelart oben links grenzt du die Liste ein: Standard ist Alle Artikelarten, per Häkchen wählst du Material und/oder Leistung. Neue Artikel legst du über den Anlegen-Button an.

Wählst du beim Anlegen einen Typ, schlägt Werki die passende Einheit vor (Material → Stück, Arbeitszeit → Stunde, Fahrtkosten → Kilometer). Du kannst sie jederzeit ändern – etwa auf Pauschal für eine Anfahrtspauschale.

Du musst den Stamm nicht vorab vollständig pflegen – er füllt sich im Betrieb von selbst:

Freitext wird zum Artikel. Tippt ein Monteur beim Termin eine Bezeichnung frei ein, die es noch nicht gibt, legt Werki daraus automatisch einen Artikel an und verknüpft die Materialzeile damit. Beim nächsten Mal steht die Bezeichnung in der Auswahlliste.

Die Liste ist schon vor dem Tippen da. In den Fenstern Material hinzufügen und Pauschalleistung hinzufügen zeigt das Bezeichnungsfeld beim Antippen bereits die ersten Artikel des Katalogs – erkennbar an Lupe und Aufklapp-Pfeil. Wer den Namen nicht auswendig weiß, sucht durch Blättern statt durch Raten. Tippen filtert die Liste, und über „… als Artikel anlegen“ entsteht der Artikel sofort statt erst beim Speichern.

Der Artikel lernt seinen Preis. Trägst du im Auftrag erstmals einen Einzelpreis für eine Materialzeile ein und der Artikel hat im Stamm noch keinen Einzelpreis, wird dieser Preis in den Stammsatz übernommen. Ein bereits gepflegter Einzelpreis wird dabei nie überschrieben – die Stammdaten gewinnen immer.

Der Stamm belegt neue Zeilen vor. Hat ein Artikel einen Einzelpreis, wird dieser bei neu erfasstem Material automatisch als Einzelpreis eingesetzt und mit dem Hinweis „autom. – bitte prüfen“ markiert (siehe Kapitel 9).

Wird ein Artikel gelöscht, bleiben bestehende Materialzeilen erhalten: Sie behalten ihre Bezeichnung und ihren Preis und werden nur vom Stammsatz entkoppelt. Alte Aufträge und Rapporte verändern sich also nicht.

Die Liste zeigt alle Benutzer mit ihrem aktuellen Status (Verfügbar, Beschäftigt, Offline). Über den Statusfilter blendest du Gruppen ein und aus. Bei einem laufenden Termin steht der Statuspunkt auf Im Termin, bei einem laufenden Notfalleinsatz auf Im Einsatz; die Person zählt dann zur Gruppe Beschäftigt, auch wenn zum Einsatz noch kein Termin angelegt wurde. Eine Einteilung im Notdienstplan allein ändert den Status nicht.

Klicke auf den Anlegen-Button. Der Dialog Neuen Benutzer anlegen öffnet sich – fülle ihn aus und speichere.

Ein Klick auf einen Eintrag öffnet Mitarbeiter Details mit:

• Stammdaten – Name, E-Mail, Telefon, Rolle, Beschäftigungsbeginn.
• Urlaubskonto – Anspruch, verbrauchte und verbleibende Tage des laufenden Jahres. Über Frühere Jahre klappst du die Historie auf. Der Wert aktualisiert sich automatisch, sobald ein Urlaubsantrag genehmigt oder storniert wird.
• Zeiterfassung – Einstieg in die Buchungen dieses Mitarbeiters.

Person ohne Zeiterfassung. In der Karte Arbeitszeiterfassung steht die Zeile Person ohne Zeiterfassung. Im Bearbeitungsmodus setzt du dort einen Haken, wenn jemand keine Zeiten erfassen soll – etwa ein technischer Zugang oder die Geschäftsführung. Wirksam wird die Einstellung erst mit Speichern.

• Die Person erscheint nicht in Auffälligkeiten und nicht in der Auswertung.
• In ihrer Zeiterfassung ist Einstempeln ausgegraut; Tagesbalken und Stundenkonto werden nicht angezeigt. Resturlaub und Urlaubsanträge bleiben.
• In Termine, Notdienste und Abwesenheiten kannst du sie weiterhin eintragen.

Nimmst du den Haken wieder heraus, beginnt die Zeiterfassung ab heute neu – die Zeile Zeiterfassung seit springt auf das heutige Datum. So entsteht für die Zeit ohne Erfassung kein Minus im Stundenkonto. Werki weist beim Abwählen darauf hin: „Die Zeiterfassung beginnt ab heute neu.“

Standard-Stundensatz. In der Karte Mitarbeiter Informationen wählst du im Bearbeitungsmodus unter Standard-Stundensatz eine Leistung mit dem Leistungstyp Arbeitszeit aus dem Katalog, etwa „Stundensatz Meister“. Mit Kein Standard entfernst du die Auswahl wieder. Jede Arbeitszeit, die dieser Mitarbeiter danach erfasst, ist im Auftrag direkt mit diesem Stundensatz und seinem Preis bepreist (siehe Kapitel 9). Schon erfasste Arbeitszeiten ändern sich dadurch nicht.

Urlaubsanspruch eines Jahres von Hand festlegen. Neben jedem Jahr im Urlaubskonto steht für Admins ein Stift. Er öffnet den Dialog Urlaubsanspruch <Jahr> mit zwei Feldern:

Wurde jemand mitten im Jahr eingestellt, rechnet Werki anteilig (§ 5 BUrlG) und sagt das im Dialog auch dazu. Wechselt dagegen ein langjähriger Mitarbeiter nur zu Werki, trägst du dort den vollen Jahresanspruch ein – der anteilige Vorschlag wäre in dem Fall zu niedrig. Mehr genommene als zustehende Tage sind erlaubt: Wer vor der Einführung überzogen hat, startet mit einem negativen Rest, der rot dargestellt wird.

Der Dialog zeigt dir darunter, was automatisch berechnet würde, und wie viele Tage nach deiner Eingabe übrig bleiben. Ein Jahr, das du von Hand festgelegt hast, trägt im Urlaubskonto das Etikett manuell – dort greift die automatische Berechnung nicht mehr. Mit Automatik wiederherstellen löschst du die Festlegung wieder.

1. 1Öffne die Mitarbeiterdetails.
2. 2Klicke in der Aktionsleiste auf Passwort zurücksetzen.
3. 3Gib dein eigenes Admin-Passwort ein – das ist die Sicherheitsabfrage.
4. 4Gib das neue Passwort für den Mitarbeiter ein.
5. 5Bestätige.

Du erhältst die Bestätigung „Passwort für <Name> erfolgreich zurückgesetzt“. Teile das neue Passwort der Person auf sicherem Weg mit und bitte sie, es unter Mein Profil → Passwort ändern selbst zu ändern.

Durch das Zurücksetzen enden ihre bisherigen Sitzungen auf allen Geräten. Hat die Person Werki gerade geöffnet, landet sie bei ihrer nächsten Aktion auf der Anmeldeseite mit dem Hinweis „Deine Sitzung wurde beendet. Bitte melde dich erneut an.“ Noch nicht gespeicherte Eingaben gehen dabei verloren – setze das Passwort daher möglichst zurück, wenn die Person gerade nichts einträgt. Setzt du dein eigenes Passwort hier zurück, öffnet sich sofort die Anmeldeseite.

Mit einer Sperre nimmst du einer Person den Zugang, ohne ihre Daten anzutasten – zum Beispiel, wenn sie das Unternehmen verlassen hat.

1. 1Öffne die Mitarbeiterdetails.
2. 2Klicke in der Aktionsleiste auf Konto sperren.
3. 3Bestätige mit Sperren.

Du erhältst die Bestätigung „Konto von <Name> gesperrt“. Die Person wird auf allen Geräten abgemeldet; eine neue Anmeldung ist nicht möglich, auch nicht mit einem neuen Passwort. In der Mitarbeiterliste und in den Mitarbeiterdetails ist das Konto mit Gesperrt gekennzeichnet.

Ihre Termine, Zeiten und Rapporte bleiben unverändert. Die Person erscheint weiterhin in Auswahllisten, zum Beispiel bei der Terminplanung. Über Konto entsperren gibst du den Zugang wieder frei; die Person meldet sich danach mit ihrem bisherigen Passwort an.

Das Löschen ist nur möglich, solange keine Datensätze mehr am Mitarbeiter hängen. In der Regel ist es besser, den Benutzer stehen zu lassen und sein Konto zu sperren – so bleiben alte Termine, Zeiten und Rapporte nachvollziehbar.

Oben findest du:

• Neuen Auftrag erstellen
• Von / Bis – Zeitraumfilter auf *Auftrag erhalten am*
• Statusfilter – Mehrfachauswahl
• Sortierung – *Erhalten am (neueste zuerst)* als Standard, *Arbeitsbeginn ab (frühester zuerst)*, *A–Z* und *Z–A*. A–Z und Z–A sortieren nach dem Auftragstitel, ersatzweise nach dem Auftraggeber; Aufträge ohne Arbeitsbeginn stehen bei dieser Sortierung am Ende.
• Filter zurücksetzen – setzt auch Suchtext und Sortierung zurück
• Suchleiste unter den Filtern – durchsucht alles, was auf den Auftragskarten steht: Auftragsnummer, Titel, Auftragstyp, Auftraggeber und dessen Ort, Datum, Status und Gesamtpreis – zusätzlich Name und Ort der Baustelle. Mehrere Wörter wirken zusammen („müller berlin“ findet nur Aufträge, in denen beides vorkommt).

Darunter steht die Trefferzahl („12 Aufträge“). Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Auftragsdetails. Die Seite lässt sich durch Ziehen nach unten aktualisieren.

Klicke auf Neuen Auftrag erstellen. Der Dialog hat drei Abschnitte.

Abschnitt Auftrag:

Abschnitt Auftraggeber: Wähle im Kundenfeld den Kunden aus – das ist eine Pflichtangabe. Name, Adresse, Telefon und E-Mail werden aus dem Kundenstamm als Snapshot übernommen. Adresse und Telefon kannst du danach für diesen Auftrag noch anpassen; die E-Mail bleibt schreibgeschützt. Ist der Kunde noch nicht angelegt, kannst du ihn direkt aus diesem Feld heraus erfassen.

Abschnitt Baustelle: Standardmäßig entspricht der Einsatzort dem Kunden. Aktiviere Abweichende Terminadresse, wenn tatsächlich woanders gearbeitet wird. Werki kopiert dann die Kundendaten als Startwerte in die Baustellenfelder; ab da sind sie frei editierbar. Zusätzlich stehen die Felder Wohnungsnummer und Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung.

Der Auftrag bekommt automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer und den Status Entwurf. Aufträge aus einem neuen regulären Termin ohne ausgewählten Auftrag sind ebenfalls Serviceauftrag; ein Termin aus einem Notfalleinsatz erzeugt dagegen einen Notfallauftrag. Der Typ Wartungsauftrag ist für eine spätere Funktion vorgesehen und derzeit nicht auswählbar.

Erlaubte Übergänge:

Ein Übergang, der nicht in der Tabelle steht, wird abgelehnt mit „Übergang von Status X zu Status Y ist nicht erlaubt!“.

1. 1Öffne die Auftragsdetails.
2. 2Tippe in der Aktionsleiste rechts auf den Status – wie beim Termin klappt darunter die Liste der möglichen Wechsel auf.
3. 3Wähle die gewünschte Aktion.

Die Statusaktionen sind gesperrt, solange du gerade eine Karte im Auftrag bearbeitest. Speichere oder verwirf zuerst.

Legt ein Monteur einen Termin an, ohne einen bestehenden Auftrag auszuwählen, erzeugt Werki im Hintergrund automatisch einen Auftrag mit diesem Status. Damit hängt kein Termin in der Luft.

Auch Termin anlegen nach dem Start eines Notfalleinsatzes erzeugt einen solchen Auftrag. Er hat bereits den Auftragstyp Notfallauftrag und den Auftragseingang telefonisch; weitere Kopfdaten kann das Büro ergänzen.

Solche Aufträge tragen nur die Adresse, die beim Termin bekannt war – sie steht sowohl in den Auftraggeber- als auch in den Baustellenfeldern.

Deine Aufgabe im Büro:

1. 1Filtere die Auftragsliste auf Automatisch erstellt.
2. 2Öffne den Auftrag.
3. 3Ergänze Titel, Beschreibung, Auftragstyp und Auftragseingang sowie – falls nötig – die richtige Rechnungsadresse.
4. 4Setze ihn auf Freigeben für Bearbeitung oder Auftrag auf Entwurf setzen.

Es lohnt sich, diesen Filter einmal pro Woche durchzugehen.

Beim Abbruch werden alle noch nicht erledigten Termine des Auftrags ebenfalls auf Abgebrochen gesetzt. Bereits erledigte Termine bleiben unverändert erhalten.

Ein abgebrochener Auftrag ist ein Endzustand: Seine Termine können nicht mehr nachträglich abgeschlossen werden. Versucht es ein Monteur, erscheint „Der verbundene Auftrag ist abgebrochen. Der Termin bleibt abgebrochen.“

Das Schließen ist der Qualitätscheck vor der Abrechnung. Werki prüft dabei drei Dinge und nennt bei jedem Fehler die genaue Zahl:

So löst du die drei Fälle:

1. 1Offene Termine – Sieh in der Karte Arbeitsangaben nach, welche Termine noch offen sind. Kläre mit dem Monteur, ob er den Abschluss vergessen hat, und lass ihn nachholen. Nicht mehr benötigte Termine setzt du auf Abgebrochen – abgebrochene Termine blockieren das Schließen nicht.
2. 2Arbeit beendet – Öffne die Karte Auftragsdetails, klicke auf Bearbeiten und setze das Häkchen bei Arbeit beendet. Speichere.
3. 3Positionen ohne Preis – Gehe die Tabellen Arbeitsleistung, Fahrtkosten, Pauschalleistungen und Material durch und trage überall einen Einzelpreis ein (siehe Kapitel 9). Positionen aus abgebrochenen Terminen sind von dieser Prüfung ausgenommen.

Als Admin siehst du die Termine aller Mitarbeiter. Über die Mitarbeiter-Auswahl oben schränkst du auf einzelne Personen ein – Alle Mitarbeiter und Keine Mitarbeiter wählen alles auf einmal an bzw. ab. Die Legende unter dem Kalender ordnet jede Farbe einer Person zu.

Es gibt zwei Einstiege:

• Aus dem Kalender: Button Neuen Termin erstellen. Hier wählst du den Auftrag selbst aus.
• Aus dem Auftrag: Button Neuer Termin in der Toolbar der Auftragsdetails. Der Auftrag ist dann bereits gesetzt – der schnellere Weg, wenn du ohnehin gerade im Auftrag bist. Der Button erscheint nur, solange der Auftrag bearbeitbar ist.

Aus dem Kalender heraus:

1. 1Klicke auf Neuen Termin erstellen.
2. 2Titel eingeben.
3. 3Auftrag wählen. In dieser Auswahl erscheinen nur Aufträge im Status „In Bearbeitung“. Fehlt der gewünschte Auftrag, ist er noch nicht freigegeben – gib ihn zuerst in der Auftragsliste frei.
4. 4Die Adresse wird aus der Baustellenadresse des Auftrags vorbelegt und kann für diesen einzelnen Termin überschrieben werden.
5. 5Start und Dauer festlegen. Die Dauer muss mehr als 0 Minuten betragen.
6. 6Einen oder mehrere Mitarbeiter zuweisen.
7. 7Beschreibung ergänzen und speichern.

Jeder Termin bekommt eine je Auftrag fortlaufende Terminnummer (1, 2, 3 …). So sind die Besuche eines Auftrags eindeutig unterscheidbar.

Zieht sich eine Arbeit über mehrere Tage, musst du den Dialog nicht mehrfach ausfüllen. Im Dialog Neuer Termin aus den Auftragsdetails schaltest du dafür Termine über einen Zeitraum erstellen ein:

• Du wählst statt eines Starttermins einen Zeitraum (Von / Bis) sowie den täglichen Arbeitsbeginn und die Dauer je Termin. Bis ist beim Einschalten mit dem Starttag vorbelegt – es entsteht also zunächst genau ein Termin, bis du das Enddatum weiter nach hinten setzt.
• Werki legt daraus je Kalendertag einen Termin an – alle mit derselben Startzeit und derselben Dauer. Die Startzeit lässt sich anschließend an jedem einzelnen Termin ändern.
• Wochenenden auslassen (standardmäßig eingeschaltet) überspringt Samstage und Sonntage. Feiertage werden dabei nicht berücksichtigt.
• Unter dem Zeitraum siehst du laufend, wie viele Termine entstehen. Passt etwas nicht – Enddatum vor dem Startdatum, kein Arbeitstag im Zeitraum –, steht der Grund dort und Speichern bleibt so lange gesperrt.
• Auf einmal entstehen höchstens 90 Termine. Gezählt werden die tatsächlich erzeugten Termine, nicht die Kalendertage: mit ausgelassenen Wochenenden darf der Zeitraum also deutlich länger sein.
• Nach dem Speichern bleibst du im Auftrag; die neuen Termine stehen in der Karte Verknüpfte Termine und bekommen zusammenhängende Nummern in zeitlicher Reihenfolge.

Weist du mehrere Personen zu, erfasst jede für sich ihre Arbeitszeit und ggf. ihre Fahrtkosten. Der Termin geht erst dann auf Erledigt, wenn alle zugewiesenen Mitarbeiter ihren Abschluss gemacht haben.

Bleibt ein Termin hängen, ist meist ein Kollege noch nicht fertig. In der Karte Arbeitsleistung des Auftrags siehst du, wessen Zeile fehlt.

• Anderer Auftrag: Termin öffnen → ⋯ → Auftrag wechseln. Nur möglich, solange der Termin nicht erledigt ist.
• Andere Zeit oder andere Mitarbeiter: Termin öffnen → Bearbeiten-Symbol → Werte ändern → speichern.
• Material, Arbeitszeiten und Kundensignatur: Änderungen werden ebenfalls erst über das allgemeine Speichern am Termin übernommen. Abbrechen verwirft diese Änderungen einschließlich hinzugefügter oder gelöschter Zeilen. Statuswechsel und Abschluss bleiben separate Aktionen nach Ende der Bearbeitung.
• Löschen: Termin öffnen → ⋯ → Löschen. Möglich, solange der Termin bearbeitbar ist. Ein Termin mit erfassten Leistungen sollte eher abgebrochen als gelöscht werden – so bleibt der Vorgang nachvollziehbar.

Braucht ein Auftrag einen weiteren Besuch, ist Folgetermin der schnellste Weg: Der Dialog ist mit Kunde, Adresse und Auftrag des Ausgangstermins vorbefüllt; nur Start und Dauer sind neu einzutragen. Der Auftrag bleibt dabei bewusst fest.

Der Screen besteht aus mehreren Karten. Jede hat einen eigenen Bearbeiten-Button – du bearbeitest also immer nur einen Bereich zur Zeit:

Bearbeiten ist nur möglich, solange der Auftrag den Status Entwurf, Automatisch erstellt oder In Bearbeitung hat.

In der Karte Auftragsdetails steht rechts unter *Auftrag erhalten am* das Feld Arbeitsbeginn ab: der Tag, ab dem mit der Arbeit begonnen werden darf – z. B. weil das Material erst dann geliefert wird oder der Kunde vorher nicht verfügbar ist. Das Feld ist freiwillig; ohne Angabe steht dort „—“. Über das ✕ neben dem Datum nimmst du die Vorgabe wieder zurück. Der Terminplanung wird dadurch nichts verboten – das Datum ist eine Information für dich und die Monteure.

Über den Karten liegt die Aktionsleiste mit den Buttons Rapport (PDF), Neuer Termin (nur bei bearbeitbarem Auftrag), Dokumente verwalten, dem ⋯-Menü mit denselben Zusatzaktionen und ganz rechts dem Status, über den du die Statuswechsel auswählst.

Die Karte listet zunächst alle Termine des Auftrags mit Datum, Nummer und Status – dein Überblick, was noch offen ist. Darunter stehen zwei Textfelder: Erledigte Arbeiten und Notizen aller Termine.

Beide werden automatisch aus den Terminen zusammengesetzt. Genau das sagt auch der Platzhaltertext: „Automatisch aus den Terminen – zum Überschreiben bearbeiten, leeren für automatisch.“

• Willst du den Text für den Kunden glätten oder kürzen, schreib einfach hinein. Ab dann gilt dein Text.
• Willst du zurück zur Automatik, leere das Feld und speichere.

Der Inhalt von Erledigte Arbeiten erscheint so im Rapport – es lohnt sich, ihn vor dem Versand einmal durchzulesen.

Arbeitsleistung listet die vom Monteur erfasste Zeit, nach Termindatum gruppiert, mit den Spalten Mitarbeiter · Arbeitszeit · Stundensatz · Einzelpreis · Gesamt. Der Einzelpreis ist der Stundensatz (€/h), Gesamt = Stunden × Stundensatz. Je Mitarbeiter und Termin gibt es genau eine Arbeitszeitzeile.

Fahrtkosten stehen in einer eigenen Karte mit den Spalten Fahrtkostenart · Menge · Einzelpreis · Gesamt und hängen am Termin, nicht am Mitarbeiter. Die Fahrtkostenart wählst du aus dem Katalog; ihre Einheit entscheidet, ob nach Kilometern oder pauschal abgerechnet wird. Ein Termin kann mehrere Fahrtkostenzeilen haben, auch gemischt:

1. 1Klicke bei der jeweiligen Karte auf Bearbeiten.
2. 2Bei der Arbeitsleistung wählst du je Zeile einen Stundensatz aus dem Katalog – der Preis kommt mit. Mit Eigener Preis tippst du stattdessen einen Wert von Hand.
3. 3Trage sonst in der Spalte Einzelpreis den Wert ein.
4. 4Der Gesamt-Wert rechnet sich sofort aus.
5. 5Bei Bedarf kannst du auch die Dauer (Format `hh:mm`) oder die Menge korrigieren – etwa wenn ein Monteur sich vertippt hat.
6. 6Speichere.

Hat der Mitarbeiter einen Standard-Stundensatz (siehe Kapitel 6), ist seine Arbeitszeit schon beim Erfassen damit bepreist. Zeilen ohne Stundensatz und Preis sind beim Bearbeiten vorbelegt: mit dem Standard-Stundensatz des Mitarbeiters, sonst mit dem zuerst angelegten Stundensatz. Gespeichert wird dieser Vorschlag erst mit Speichern.

Manche Leistungen sind weder Arbeitszeit noch Fahrtkosten – eine Containergestellung, eine Entsorgungspauschale, die Miete eines Geräts. Solche Positionen stehen in der Karte Pauschalleistungen mit den Spalten Leistung · Menge · Einzelpreis · Gesamt.

Sie werden nur hier im Auftrag erfasst; am Termin sieht der Monteur sie nicht. Die Auswahl kommt aus dem Katalog: Leistungs-Artikel, bei denen als Leistungsart Sonstiges hinterlegt ist (siehe Kapitel 5).

1. 1Klicke in der Karte auf Bearbeiten.
2. 2Leistung hinzufügen öffnet dasselbe Fenster wie beim Material: links die Leistung, rechts die Menge, dahinter + Hinzufügen. Das Leistungsfeld zeigt beim Antippen schon die passenden Katalog-Artikel.
3. 3Du kannst die Bezeichnung auch frei eintippen – dann entsteht eine Zeile ohne Katalog-Verknüpfung mit der Einheit *Pauschal*. Über „… als Artikel anlegen“ legst du den Artikel stattdessen sofort an.
4. 4Das Fenster bleibt offen, damit du mehrere Zeilen nacheinander erfassen kannst; Fertig schließt es.
5. 5Einzelpreis und Menge lassen sich in der Zeile ändern; hat der Artikel im Stamm einen Preis, kommt er automatisch mit.

Die Zeile hängt am letzten aktiven Termin des Auftrags – so wie Material, das du hier ergänzt. Über das Papierkorb-Symbol merkst du eine Zeile zum Löschen vor; sie verschwindet erst mit Speichern. Ist keine Zeile vorhanden, steht dort „Keine Pauschalleistungen erfasst.“

Die Tabelle hat die Spalten Material · Menge · Einzelpreis · Gesamt. Die Menge steht mit ihrer Einheit da, z. B. „2,5 m“ oder „15 Stk.“.

Die Markierung „autom. – bitte prüfen“: Hat der Artikel im Stamm einen Einzelpreis, setzt Werki ihn beim Erfassen automatisch als Einzelpreis ein und markiert die Zeile. Der Preis ist also da, aber noch von niemandem bestätigt. Prüfe solche Zeilen und speichere den Preis (auch unverändert) – die Markierung verschwindet und du weißt, dass die Zeile geprüft ist. Es ist eine gute Angewohnheit, vor dem Schließen eines Auftrags gezielt nach dieser Markierung zu suchen.

• Material hinzufügen – für Positionen, die der Monteur vergessen hat. Das Fenster ist dasselbe wie am Termin, inklusive der Artikelliste im Bezeichnungsfeld (siehe Kapitel 5).
• Menge, Bezeichnung und Einzelpreis lassen sich in der Zeile direkt ändern.
• Über das Papierkorb-Symbol merkst du eine Zeile zum Löschen vor. Sie bleibt durchgestrichen stehen und verschwindet erst mit Speichern; über das Rückgängig-Symbol holst du sie zurück, Abbrechen verwirft die Vormerkung.
• Ist keine Zeile vorhanden, steht dort „Kein Material erfasst.“

Preis-Rückschreibung: Trägst du einen Einzelpreis manuell ein und der verknüpfte Artikel hat im Stamm noch keinen Einzelpreis, wird dein Wert in den Artikel übernommen. Beim nächsten Einsatz ist er dann automatisch da. Ein bereits gepflegter Stammpreis wird nicht überschrieben.

Pauschalleistungen haben bewusst keine eigene Zwischensumme in dieser Karte – ihre Summe steht in der Karte Pauschalleistungen und fließt in Gesamt ein.

Die Summen werden vom System berechnet und sind nicht direkt editierbar – ändere stattdessen die zugrundeliegenden Zeilen.

Zu jedem Auftrag lassen sich PDF-Dateien hinterlegen – zum Beispiel das Angebot, ein Prüfprotokoll, ein Lieferschein oder eine Freigabe des Kunden. Auf Wunsch werden sie an den Rapport angehängt.

Du öffnest sie über den Button Dokumente verwalten in der Aktionsleiste der Auftragsdetails oder über den gleichnamigen Eintrag im ⋯-Menü. Solange du gerade eine Karte bearbeitest, ist der Button gesperrt – speichere oder verwirf die Bearbeitung zuerst.

1. 1Dokumente verwalten öffnen.
2. 2Auf PDF auswählen tippen und die Datei wählen – der Button zeigt danach den Dateinamen an.
3. 3Bei Bedarf An Rapport anhängen ankreuzen. Der Hinweis darunter sagt, was passiert: „Das PDF wird nach dem generierten Rapport eingefügt.“
4. 4Auf Dokument hinzufügen tippen. Die Datei erscheint unter Hinterlegte Dokumente.

Erlaubt sind ausschließlich PDF-Dateien mit maximal 10 MB je Datei. Andere Formate lehnt Werki mit „Bitte ausschließlich PDF-Dateien auswählen.“ ab, zu große Dateien mit „Das Dokument darf maximal 10 MB groß sein.“

Angehakte Dokumente landen in jedem PDF zu diesem Auftrag: sowohl im Auftrags-Rapport als auch in den Terminberichten der einzelnen Termine. Sie werden in der Reihenfolge des Hochladens hinter den erzeugten Rapport und vor den Firmen-Anhang (z. B. AGB) gesetzt – siehe Kapitel 10.

1. 1Auftrag öffnen, sobald die Monteure alle Termine abgeschlossen haben.
2. 2Arbeitsangaben lesen – ist der Text für den Kunden verständlich? Bei Bedarf glätten.
3. 3Arbeitsleistung durchgehen: Stundensätze eintragen, auffällige Zeiten hinterfragen.
4. 4Fahrtkosten und Pauschalleistungen bepreisen und auf Vollständigkeit prüfen.
5. 5Material durchgehen: alle Zeilen mit „autom. – bitte prüfen“ bestätigen, fehlende Preise ergänzen.
6. 6Summen gegen den Kostenvoranschlag prüfen.
7. 7Dokumente hinterlegen, die zum Auftrag gehören, und entscheiden, welche davon in den Rapport sollen.
8. 8Auftragsdetails → Arbeit beendet ankreuzen.
9. 9Status → Auftrag schließen.
10. 10Rapport erzeugen und versenden (siehe Kapitel 10).
11. 11Nach Rechnungsstellung: Status → Auftrag abrechnen.

Aus dem Auftrag: In der Toolbar der Auftragsdetails steht Rapport (PDF) als direkt sichtbarer Button. Die beiden übrigen Wege liegen im ⋯-Menü. Aus dem Termin: Termindetails → ⋯ → Rapport-Aktion.

Während der Erzeugung steht auf den Buttons „Erstelle PDF …“ – sie sind so lange gesperrt.

• Kopf: Firmenlogo, Firmenname und -adresse, die auf sechs Stellen aufgefüllte Auftragsnummer und der Auftragstitel.
• Auftraggeber und Baustelle: die im Auftrag hinterlegten Adressen.
• Auftragsdetails: Auftragstyp und Auftragseingang.
• Arbeitsangaben: der Text aus Erledigte Arbeiten.
• Leistungen: ein Abschnitt mit bis zu drei Tabellen, jede mit eigener Zwischensumme – Arbeitszeit (nach Termindatum gruppiert, je Mitarbeiter mit Stundensatz und Gesamtpreis), Fahrtkosten (je Position mit Datum, Art, Menge und Preisen) und Pauschalleistungen. Fehlt eine Art, entfällt ihre Tabelle.
• Material: alle Positionen mit Menge, Bezeichnung und Preisen.
• Summen.
• Fuß: Steuer-, Bank- und Kontaktdaten aus den Firmendaten.
• Auftragsdokumente: alle im Auftrag hinterlegten PDFs mit dem Haken Im Rapport, in der Reihenfolge des Hochladens (siehe Kapitel 9). Sie hängen auch am Terminbericht jedes Termins dieses Auftrags.
• Anhang: das unter Firma → PDF-Anhang für Rapport hinterlegte Dokument (z. B. AGB) – automatisch an jedes Auftrags-PDF angehängt und immer als Letztes.

Die Akzentfarbe des Dokuments ist die unter Firma → Systemkonfiguration eingestellte Primärfarbe.

Zeiterfassung → Buchungen. Als Admin siehst du die Zeiten aller Mitarbeiter. Zur Verfügung stehen:

• Ansichtsumschaltung Woche / Monat / Jahr (wie im Terminkalender)
• Pfeile zum Blättern durch die Zeiträume
• Mitarbeiterfilter
• Typfilter (z. B. nur Notfalleinsatz, Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich)

Die Liste ist nach Mitarbeiter gruppiert und zeigt je Tag eine Zeile mit Start, Ende, Anwesenheit, Pause, Ist, Soll und Saldo. Notfalleinsätze heißen in Filter und Buchungszeile Notfalleinsatz und sind rot markiert.

Hat ein Mitarbeiter an einem Tag mehrmals gestempelt, teilt sich die Darstellung: Die Tageszeile trägt dann nur noch die Summen, darunter stehen eingerückt die einzelnen Zeiteinträge mit Start, Ende und Dauer.

Der Ablauf entspricht dem im Handbuch für die Baustelle – mit einem Unterschied: Als Admin kannst du im Dialog zusätzlich den Mitarbeiter auswählen, für den die Buchung gilt.

1. 1Klicke auf + für Zeit nachtragen, oder auf einen Tag für Buchung korrigieren – bei mehreren Einträgen auf den gewünschten Eintrag.
2. 2Wähle den Mitarbeiter (nur beim Nachtragen).
3. 3Trage Datum, Startzeit, Endzeit und Pausenzeit (Minuten) ein.
4. 4Gib den Grund (Pflicht) an.
5. 5Speichere. Im Korrekturdialog steht zusätzlich Löschen zur Verfügung – es entfernt diesen einen Eintrag, weitere Einträge desselben Tages bleiben.

Abwesenheitstage, die aus einem genehmigten Antrag stammen, lassen sich hier nicht löschen. Sie werden über den Antrag storniert.

Über das Download-Symbol exportierst du den angezeigten Zeitraum als CSV-Datei (`Zeiterfassung_<von>_bis_<bis>.csv`) – geeignet für Excel und für die Übergabe an die Lohnbuchhaltung.

Die Datei enthält eine Zeile je Zeiteintrag. Die Tageswerte – Pausenzeit, Arbeitszeit, Sollarbeitszeit und Saldo – stehen nur in der ersten Zeile eines Tages; bei weiteren Einträgen desselben Tages bleiben diese Spalten leer. So zählt eine Summe über die Spalte den Tag genau einmal.

1. 1Öffne den Reiter Anträge.
2. 2Suche den Antrag im Status Beantragt.
3. 3Klicke auf Genehmigen (grün) oder Ablehnen (rot).
4. 4Beim Ablehnen öffnet sich ein Fenster: Gib den Grund an, z. B. „Zu viele Mitarbeiter gleichzeitig weg“, und klicke auf Ablehnen. Ohne Grund bleibt der Button gesperrt.

Der Mitarbeiter sieht den Grund an seinem Antrag.

„Abweichung zur Beantragung“ – Zwischen Antragstellung und Genehmigung hat sich das Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters geändert. Die Tage wurden gegen das aktuelle Modell neu berechnet – die Anzahl der Tage oder Stunden weicht deshalb von der Beantragung ab. Prüfe die genannten Werte und bestätige mit Trotzdem genehmigen, wenn sie passen.

„Arbeitszeit vorhanden“ – An mindestens einem Tag des Zeitraums ist bereits Arbeitszeit gebucht. Kläre mit dem Mitarbeiter, was stimmt. Ist beides korrekt (z. B. Notfalleinsatz im Urlaub), bestätige mit Trotzdem genehmigen.

Ein bereits genehmigter Urlaub oder Zeitausgleich lässt sich über Stornieren (rot) aufheben: Gib im Fenster den Grund an und klicke auf Stornieren.

Die betroffenen Abwesenheitstage werden zurückgenommen, Urlaubs- und Stundenkonto entsprechend korrigiert. Der Mitarbeiter sieht den Grund an seinem Antrag. Krankmeldungen werden nicht storniert, sondern abgelehnt.

Für Fälle, die keinen Genehmigungsschritt brauchen (z. B. Betriebsurlaub oder ein telefonisch abgestimmter Tag), kannst du direkt buchen:

1. 1Klicke auf Neuer Antrag.
2. 2Wähle die Art.
3. 3Wähle den Mitarbeiter.
4. 4Wähle Von und Bis.
5. 5Schalte Direkt buchen (ohne Genehmigungsschritt) ein. Die Überschrift wechselt zu Abwesenheit buchen, der Button zu Buchen.
6. 6Klicke auf Buchen.

Der Antrag entsteht sofort im Status Genehmigt. Bei einer Krankmeldung entfällt der Schalter – sie wird ohnehin ohne Genehmigung gebucht. Trägst du sie als Admin ein, entsteht sie direkt im Status Gemeldet; eine Kenntnisnahme ist dann nicht mehr nötig.

Beantragt ist gelb, Genehmigt und Gemeldet sind grün, Abgelehnt, Zurückgezogen und Storniert rot.

Jeder Statuswechsel wird mit Zeitpunkt und handelnder Person in der Historie festgehalten.

Meldet sich ein Mitarbeiter krank, ist die Krankmeldung sofort gebucht – Kalender und Stundenkonto stimmen also schon. Damit sie nicht untergeht, steht sie im Status Beantragt unter Wartet auf Entscheidung und zählt in der Zahl am Reiter mit. Die Karte trägt den Hinweis Neue Krankmeldung.

1. 1Suche die Karte unter Wartet auf Entscheidung.
2. 2Klicke auf Ok (grün).

Die Krankmeldung wechselt auf Gemeldet und verschwindet aus der Standardansicht. An der Buchung ändert sich nichts. Genehmigen gibt es bei Krankmeldungen nicht.

Krankmeldung ablehnen: Stimmt eine Krankmeldung nicht, klicke auf Ablehnen (rot) – bei neuen Krankmeldungen in der Karte, bei schon zur Kenntnis genommenen in der Zeile unter Krankmeldungen. Gib im Fenster den Grund an. Die Krankheitstage werden wieder entfernt, das Stundenkonto entsprechend korrigiert, und der Mitarbeiter sieht den Grund an seiner Meldung. Hat sich der Mitarbeiter selbst vertan, kann er seine Krankmeldung auch zurückziehen.

Über den Schalter Teamkalender in der Zeile über den Anträgen blendest du einen Kalender über vier Wochen ein oder aus. Die Einstellung merkt sich das Gerät.

• Kopfzeile: Kurzfazit – offene Anträge, neue Krankmeldungen, wie viele Anträge sich mit anderen Abwesenheiten überschneiden und wie viele einen Engpass auslösen würden. Mit den Pfeilen blätterst du wochenweise.
• Antrag markieren: Klicke in der Liste auf eine Karte oder Zeile. Der Kalender springt zum Zeitraum, hebt ihn hervor und nennt, wer in dieser Zeit sonst noch fehlt – grün ohne Überschneidung, gelb bei Überschneidung, rot bei einem Engpass.
• Balken anklicken: springt zur passenden Karte oder Zeile in der Liste. Bei einem schon entschiedenen Antrag klappt Werki dessen Jahr auf und die übrigen zu. Ist der Status im Filter ausgeblendet, bietet der Kalender Einblenden an.
• Ganzes Team / Nur Betroffene: zeigt alle Mitarbeiter (Standard) oder nur die Personen, die sich mit dem markierten Antrag überschneiden.
• Balken: voll = steht fest (genehmigt, gemeldet, jede Krankheit), schraffiert = Antrag wartet noch auf Entscheidung. Die Farbe zeigt die Art.
• Gleichzeitig weg: Die unterste Zeile zählt je Werktag die abwesenden Personen. Hat jemand am selben Tag zwei Einträge, zählt er einmal. Gelb ab zwei, rot ab der Engpass-Schwelle (siehe Kapitel 13).

Der Teamkalender wertet immer alle beantragten, gemeldeten und genehmigten Abwesenheiten aus, unabhängig vom Statusfilter der Liste.

Ein Arbeitszeitmodell legt das Tages-Soll je Wochentag fest. Wochenstunden und Anzahl der Arbeitstage sind daraus abgeleitet und werden angezeigt. Öffne zuerst Firmenweit: Die Liste zeigt den Namen, die Verteilung von Montag bis Sonntag als kleine Balken, die Wochenstunden, die Anzahl der Zuordnungen und den Status. Das Standardmodell trägt die Kennzeichnung Standard.

1. 1Klicke auf Neues Modell. Der Dialog Neues Arbeitszeitmodell öffnet sich.
2. 2Gib einen Namen ein, z. B. „Vollzeit 40 h Mo–Fr“.
3. 3Ergänze optional eine Beschreibung.
4. 4Trage Wochenstunden im Format `hh:mm` ein. Öffne Arbeitstage und wähle jeden gewünschten Wochentag einzeln aus. Die Tageswerte werden gleichmäßig auf die gewählten Tage verteilt.
5. 5Passe bei Bedarf das Tages-Soll eines gewählten Wochentags im Format `hh:mm` an, etwa für einen kurzen Freitag. Nicht gewählte Tage sind gesperrt und bleiben bei `0:00`.
6. 6Klicke auf Speichern.

Eine Zuordnung verbindet einen Mitarbeiter ab einem Stichtag mit einem Modell. Öffne Je Mitarbeiter und wähle die Person in der Liste. Mitarbeiter ohne aktuelle Zuordnung sind dort mit Kein Modell zugeordnet rot markiert. Im Kopf der Detailansicht steht das aktuelle Modell und gegebenenfalls der nächste geplante Wechsel; die Zeitleiste darunter zeigt vergangene, aktuelle und geplante Modelle.

Zuordnungen sind Zeitscheiben: Es gibt bewusst kein „gültig bis“. Das Ende einer Zuordnung ergibt sich automatisch aus dem Gültig ab der nächsten. Überschneidungen sind dadurch strukturell unmöglich.

1. 1Klicke in der Karte Arbeitszeitmodell auf Modell zuordnen.
2. 2Prüfe den Mitarbeiter und wähle das Modell.
3. 3Setze Gültig ab.
4. 4Prüfe die Wechselvorschau. Sie zeigt sofort die neu berechneten vergangenen und künftigen Arbeitstage, die Saldo-Änderung und betroffene genehmigte Abwesenheiten.
5. 5Klicke auf Zuordnen.

Die Liste darunter zeigt Zeitraum, Modell, die Verteilung von Montag bis Sonntag, Woche und Status. Eine falsche Zuordnung entfernst du über Löschen; betroffene Tage werden neu berechnet.

Kalenderausnahmen gelten für alle Mitarbeiter. An einem solchen Tag ist das Soll 0 – es entsteht also kein Minus. Du findest sie unter Firmenweit in der Karte Feiertage. Der nächste aktive Feiertag ist mit Nächster gekennzeichnet; ältere Jahre lassen sich bei Bedarf aufklappen.

1. 1Klicke auf Anlegen.
2. 2Wähle im Dialog Feiertag anlegen das Datum.
3. 3Gib die Bezeichnung ein, z. B. „Tag der Deutschen Einheit“.
4. 4Bestätige den Dialog mit Anlegen.

Je Datum ist genau eine Ausnahme möglich. Über die Spalte Aktiv schaltest du eine Ausnahme ein oder aus, statt sie zu löschen.

Öffne Je Mitarbeiter und wähle die Person. In der Karte Zeitkonto-Anpassungen korrigierst du ihr Stundenkonto manuell, z. B. beim Übertrag aus einem alten System oder bei einer Auszahlung. Die Liste zeigt zu jeder Buchung den laufenden Stand.

1. 1Klicke auf Anpassung buchen.
2. 2Prüfe den Mitarbeiter und wähle die Art.
3. 3Wähle + Gutschrift oder − Abzug und gib die Stunden im Format `hh:mm` an. Die Dauer muss größer als `0:00` sein.
4. 4Setze Wirksam am.
5. 5Gib den Grund an.
6. 6Klicke auf Buchen.

Anpassungen sind unveränderlich. Sie lassen sich weder bearbeiten noch löschen. Eine falsche Anpassung wird durch eine Gegenbuchung neutralisiert: Suche die betreffende Zeile und klicke auf Stornieren. Werki legt eine Gegenbuchung mit umgekehrtem Vorzeichen an und kennzeichnet sie mit Gegenbuchung; das Original erhält Storniert. Beide Zeilen bleiben sichtbar. Jede Anpassung kann höchstens einmal storniert werden.

Die Karte Teamkalender unter Firmenweit legt fest, ab wie vielen gleichzeitig abwesenden Mitarbeitern an einem Werktag der Teamkalender im Reiter Anträge einen Engpass meldet (siehe Kapitel 12). Die Einstellung gilt für die ganze Firma.

1. 1Stelle Engpass ab mit Minus, Plus oder per Eingabe auf eine ganze Zahl von 1 bis 99. Voreingestellt ist 3.
2. 2Klicke auf Speichern.

Der Reiter Anträge übernimmt den neuen Wert beim nächsten Öffnen.

Die Zeile Gesamt summiert alle Mitarbeiter. Über den Zeitraumfilter stellst du den Auswertungszeitraum ein. Personen ohne Zeiterfassung (siehe Kapitel 6) fehlen in der Tabelle und in der Summe.

Werki markiert Tage, die vermutlich nicht stimmen – etwa automatisch beendete Zeiten, fehlende Pausen oder Arbeitszeit an einem Abwesenheitstag. Jede Auffälligkeit ist eine schmale Karte mit dem Code (K1 bis K8) in seiner Farbe, dem Mitarbeiter, dem Tag und der Meldung; rechts daneben stehen die Buttons. Du blätterst monatsweise; die Zahl am Reiter zeigt die Auffälligkeiten der letzten 14 Tage.

Die Legende neben der Liste ordnet die Codes drei Kategorien zu. Die Kategorie sagt dir, was zu tun ist:

Ein Notfalleinsatz zählt bei der Prüfung von Arbeitsdauer, Pausen und Ruhezeit (K4, K8) und bei der Arbeit an Abwesenheitstagen (K5) mit. Für Personen ohne Zeiterfassung meldet Werki keine Auffälligkeiten.

Das Arbeitszeitgesetz rechnet nicht nach Kalendertag, sondern ab Arbeitsbeginn. Werki fasst deshalb alle Einträge zu einem Arbeitstag zusammen, zwischen denen weniger als 11 Stunden Ruhe liegen – auch über Mitternacht:

• Elf Stunden Ruhe oder mehr: Danach beginnt ein neuer Arbeitstag.
• Kürzere Unterbrechung innerhalb von 24 Stunden ab Beginn: Es ist derselbe Arbeitstag. Die Unterbrechung zählt als Pause, die Arbeitszeit wird addiert (K4, wenn es über 10 Stunden werden).
• Kürzere Unterbrechung und die Arbeit beginnt erst 24 Stunden oder später nach dem Beginn: Die Ruhezeit war zu kurz (K8).

Der Hinweis steht am Tag, an dem der Arbeitstag begonnen hat.

• Suchfeld über der Liste: sucht in Mitarbeitername, Code, Titel, Meldung und Datum. Mehrere Wörter grenzen weiter ein, z. B. „Dirk K4“.
• Schnellfilter in der Legende: Neben jedem Code steht, wie viele Auffälligkeiten offen sind. Ein Klick auf den Code zeigt nur diese; ein Klick auf den Namen einer Kategorie zeigt alle ihre Codes. Ein zweiter Klick – oder Alle anzeigen bzw. das × am Filter – hebt den Filter auf. Codes ohne offene Auffälligkeit sind ausgegraut.

Korrigierst du die Zeiten stattdessen in den Buchungen, verschwindet die Auffälligkeit von selbst, sobald die Zeiten stimmen. Steht dort „Keine Auffälligkeiten – alles im grünen Bereich.“, ist nichts zu tun.

Nicht jede Auffälligkeit ist ein Fehler: Ein Kundennotfall kann die Pause verhindern, ein kurzer Einsatz im Urlaub kann abgesprochen sein. Für K4, K5, K6 und K8 triffst du dann eine bewusste Entscheidung:

1. 1Auf der Karte Bestätigen klicken.
2. 2Im Fenster den Grund eintragen, z. B. „Kundennotfall, Pause konnte nicht genommen werden“. Ohne Grund lässt sich nicht bestätigen.
3. 3Bestätigen klicken.

Der Grund wird mit Person und Zeitpunkt am Zeiteintrag festgehalten. Du findest ihn in den Buchungen: Öffnest du den Eintrag zur Korrektur, steht oben „Mit Grund bestätigt“ mit Code und Grund. Zusätzlich landet er im Änderungsprotokoll.

Ändern sich danach die Zeiten, auf denen die Auffälligkeit beruht (Einträge, Pause, Abwesenheit oder Tages-Soll), gilt die Bestätigung nicht mehr: Die Auffälligkeit erscheint wieder und muss neu entschieden werden.

Jede rote Meldung hat rechts ein Kopier-Symbol. Ein Klick darauf legt den Wortlaut in die Zwischenablage – praktisch, wenn ein Mitarbeiter dir einen Fehler meldet oder du ihn an den Support weitergibst. Hat es geklappt, wird das Symbol zu einem Haken und bleibt es, solange die Meldung steht. Die Meldung selbst bleibt offen und verschwindet wie gewohnt von selbst.

Beim Anlegen eines Auftrags oder Termins kopiert Werki die relevanten Daten des Kunden als Momentaufnahme in den Vorgang. Dasselbe gilt für Artikelbezeichnungen in Materialzeilen.

Warum: Ein Beleg muss zeigen, was zum Zeitpunkt der Leistung galt. Wäre alles live verknüpft, würde eine Adressänderung im Kundenstamm rückwirkend abgeschlossene Rapporte verändern.

• Kundendaten korrigieren im Kundenstamm wirkt nur auf neue Vorgänge.
• Willst du eine Adresse auch in einem laufenden Auftrag ändern, ändere sie dort – in der Karte Auftraggeber bzw. Baustelle.
• Ein umbenannter Artikel ändert keine bestehenden Materialzeilen.
• Die E-Mail-Adresse ist die Ausnahme: Sie wird ausschließlich im Kundenstamm gepflegt und ist in Auftrag und Termin nur lesend.

Bearbeiten zwei Personen denselben Datensatz gleichzeitig, verhindert Werki, dass die zweite Speicherung die erste stillschweigend überschreibt. Du bekommst einen Hinweis, dass der Datensatz zwischenzeitlich geändert wurde, und Werki lädt die aktuelle Fassung nach.

1. 1Lies die neu geladene Fassung.
2. 2Prüfe, ob deine Änderung noch nötig ist.
3. 3Trage sie erneut ein und speichere.

Das kann bei jedem Bereich passieren – besonders häufig, wenn Büro und Monteur gleichzeitig an einem Termin arbeiten.

Diese Vorgänge werden dauerhaft protokolliert:

• Manuelle Zeitbuchungen und Korrekturen – jeweils mit dem Pflichtgrund.
• Statuswechsel von Abwesenheitsanträgen – mit handelnder Person und Zeitpunkt.
• Zeitkonto-Anpassungen – unveränderlich, Korrekturen nur als Gegenbuchung.
• Mit Grund bestätigte Auffälligkeiten – mit Begründung, Person und Zeitpunkt.
• Gelöschte Notdienst-Einteilungen und nachträglich geänderte Einsatzzeiten – jeweils mit Grund.

Werki ist eine Web-App und lässt sich wie eine normale App auf Handy, Tablet und Desktop installieren. Die Anleitung dazu steht im Handbuch für die Baustelle.

Neue Versionen werden im Hintergrund geladen und erst nach Bestätigung des Hinweises aktiv – niemand wird mitten in einer Eingabe unterbrochen. Nach dem Neuladen zeigt Werki einmalig das Fenster „Was ist neu?“ mit den Neuerungen der neuen Version. Mit Alles klar wird es geschlossen und erscheint erst beim nächsten Update wieder. Wer mehrere Updates übersprungen hat, sieht alle Neuerungen seit dem letzten Öffnen untereinander – und zwar auf jedem Gerät einmal.

Die Anmeldung bleibt bestehen, bis man sich bewusst abmeldet: Mein Profil → Abmelden.

Beide Seiten sind ohne Anmeldung erreichbar – über die Links am unteren Rand der Anmeldeseite.

1. 1Tippe auf Notdienst einteilen.
2. 2Wähle den Mitarbeiter sowie Beginn und Ende jeweils über einen gemeinsamen Button für Datum und Uhrzeit.
3. 3Ergänze bei Bedarf eine Notiz und tippe auf Speichern.

Ein Dienst muss nach seinem Beginn enden und darf höchstens 14 Tage dauern – sonst erscheint „Das Ende muss nach dem Beginn liegen.“ oder „Ein Notdienst darf höchstens 14 Tage dauern.“ Mehrere Personen können gleichzeitig eingeteilt sein. Für dieselbe Person sind direkt angrenzende Dienste möglich; eine Überschneidung lehnt Werki mit „Der Notdienst überschneidet sich mit einer bestehenden Einteilung.“ ab.

Mit dem Stift-Symbol änderst du eine Einteilung. Das rote Papierkorb-Symbol öffnet Notdienst löschen? und verlangt einen Grund (Pflicht); der Vorgang wird protokolliert.

Auf der Notdienstplan-Seite können Mitarbeitende und Büro einen Notfalleinsatz starten, auch ohne aktuelle Einteilung. Die Zeit läuft sofort. Danach öffnet sich Notfalltermin anlegen: Terminname, Kunde, Adresse und optional Telefonnummer und Notiz eingeben.

Termin anlegen erzeugt einen Termin mit automatisch erstelltem Notfallauftrag und ordnet den gestarteten Mitarbeiter zu. Später schließt nur das Fenster; mit Angaben vervollständigen ist es erneut erreichbar.

Ein laufender Einsatz verhindert das normale Einstempeln; eine laufende Stempeluhr muss zuerst beendet werden. Während einer aktiven Einteilung oder eines laufenden Einsatzes steht die Notdienst-Karte auf der Startseite und in der Zeiterfassung anstelle der Einstempeln-Karte. Beim Versuch, während eines aktiven Notdienstes einzustempeln, erscheint „Während eines aktiven Notdienstes nutzt du die Notdienst-Karte.“

Mit Einsatz beenden auf der Notdienst-Karte endet der Timer. Die abrechenbare Arbeitszeit wird im Termin von Hand erfasst; die gemessene Einsatzzeit wird nicht als Dauer übernommen. Die tatsächliche Einsatzzeit umfasst auch die Wegezeit und zählt getrennt zum Zeitkonto. Bei einem Einsatz ohne Termin verlangt Einsatz ohne Termin beenden einen Grund (Pflicht). Nach zwölf Stunden beendet Werki einen noch laufenden Einsatz automatisch.

Die Liste Aktive & abgeschlossene Notfalleinsätze folgt dem gewählten Zeitraum und dem Mitarbeiterfilter. Das Stift-Symbol erlaubt nachträgliche Änderungen von Beginn und Ende mit Grund. Der Einsatz wird als eigener Zeiteintrag geführt; bei gebuchter Zeiterfassung zählt er zum Ist und erscheint in Buchungen und Auswertung. Eine Stempeluhr-Pause mindert den Einsatz nicht.

Verbundene Einsätze führen über Zum Termin zum Notfalltermin. Der Termin startet mit 60 Minuten geschätzter Vorgabedauer, die im Termin bei Bedarf manuell angepasst wird. Das Einsatzende verändert diese Termindauer nicht.

• Neue Aufträge im Status Automatisch erstellt vervollständigen und freigeben
• Offene Abwesenheitsanträge entscheiden und neue Krankmeldungen quittieren
• Termine des Folgetages auf vollständige Mitarbeiterzuweisung prüfen

• Auffälligkeiten in der Zeiterfassung durchgehen
• Aufträge im Status In Bearbeitung prüfen, deren Termine alle erledigt sind
• Materialzeilen mit „autom. – bitte prüfen“ bestätigen
• Abgeschlossene Notfalleinsätze auf plausible Zeiten und vollständige Termine prüfen

• Zeiten prüfen und als CSV für die Lohnbuchhaltung exportieren
• Stundenkonten in der Auswertung kontrollieren
• Geschlossene Aufträge abrechnen

• Feiertage des Folgejahres als Kalenderausnahmen eintragen
• Urlaubsansprüche der Mitarbeiter prüfen
• Firmendaten (Bank, Steuer, AGB-Anhang) auf Aktualität prüfen