Vergleich
Handwerkersoftware vergleichen: Kategorien, Kriterien und ein Testplan
Es gibt Dutzende Programme für Handwerksbetriebe, und jede Website verspricht, alles zu können. Eine Rangliste hilft bei der Auswahl wenig – was für einen Betrieb mit 40 Leuten und eigener Kalkulationsabteilung richtig ist, erschlägt einen Fünf-Mann-Betrieb. Dieser Vergleich sortiert deshalb nach Kategorien und gibt Ihnen Kriterien an die Hand, mit denen Sie jede Lösung selbst prüfen können.
- Von Johann Mauersberger
- Stand:
- 4 Min. Lesezeit
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Handwerkersoftware lässt sich grob in vier Kategorien einteilen: Komplettlösungen mit Kalkulation und Buchhaltungsanbindung, mobile Auftrags- und Einsatz-Apps, reine Zeiterfassung und Baustellen-Kommunikation.
- Die wichtigste Frage ist nicht, was die Software kann, sondern wo Ihr Betrieb heute Zeit und Geld verliert. Wer beim Angebot verliert, braucht etwas anderes als der, bei dem Arbeitsnachweise verschwinden.
- Vergleichen Sie Gesamtkosten, nicht Listenpreise: Einrichtung, Schulung, Mindestlaufzeit, Kosten pro Nutzer und Module summieren sich.
- Testen Sie mit echten Aufträgen und dem Monteur, der am wenigsten Lust auf Technik hat. Wenn es auf der Baustelle nicht benutzt wird, ist jede Funktion im Büro wertlos.
Die vier Kategorien
| Kategorie | Kern | Stark bei | Passt zu |
|---|---|---|---|
| Komplettlösung (Handwerker-ERP) | Kalkulation, Angebote, Rechnungen, Lager, Buchhaltungsschnittstelle, oft mit mobiler App | Betriebe, die viel kalkulieren und ausschreiben, mit eigener Bürokraft für die Pflege | Größere Betriebe, Bau- und Ausbaugewerke mit Leistungsverzeichnissen |
| Mobile Auftrags- und Einsatz-App | Terminplanung, Aufträge, Arbeitsnachweis mit Unterschrift, oft Zeiterfassung | Service- und Kundendienstbetriebe mit vielen kleinen Einsätzen | Kleine und mittlere Betriebe, SHK, Elektro, Kundendienst |
| Reine Zeiterfassung | Stempeluhr, Stundenkonto, Urlaub, Export für die Lohnbuchhaltung | Erfüllung der Aufzeichnungspflicht | Betriebe, deren Auftragsabwicklung schon läuft |
| Baustellen-Kommunikation | Chat, Fotos, Pläne und Aufgaben pro Projekt | Abstimmung auf großen Baustellen mit mehreren Gewerken | Projektgeschäft mit langen Laufzeiten |
Die Grenzen sind fließend: Viele Komplettlösungen haben eine App, viele Apps eine Zeiterfassung. Entscheidend ist, wo der Schwerpunkt liegt – denn dort ist die Software am besten durchdacht.
Bevor Sie vergleichen: Wo verliert Ihr Betrieb Zeit?
Beantworten Sie diese Fragen ehrlich, bevor Sie die erste Demo anfragen:
- Wie viele Stunden pro Woche verbringt das Büro mit Abtippen, Nachfragen und Suchen?
- Wie viele Aufträge sind erledigt, aber noch nicht abgerechnet?
- Wie lange dauert ein Angebot – und wie viele davon werden angenommen?
- Wer weiß morgens, welcher Monteur wo ist, und wie erfährt der Monteur von Änderungen?
- Wie werden Arbeitszeiten heute erfasst, und würden sie einer Prüfung standhalten?
- Gibt es einen Notdienst, und wie werden die Einsätze dokumentiert?
Das Ergebnis bestimmt die Kategorie. Liegt das Problem beim Kalkulieren und Anbieten, führt kaum ein Weg an einer Komplettlösung vorbei. Liegt es zwischen Büro und Baustelle, ist eine mobile Auftrags-App meist der schnellere Hebel.
Zwölf Kriterien für den Vergleich
| Kriterium | Worauf achten |
|---|---|
| 1. Bedienung auf dem Smartphone | Kann ein Monteur ohne Schulung einen Termin abschließen? Große Schaltflächen, wenige Schritte |
| 2. Installation | App-Store-App oder Web-App? Wer installiert auf privaten Handys, wer auf Firmengeräten? |
| 3. Funkloch | Was passiert bei kurzem Netzausfall im Keller – gehen Eingaben verloren? |
| 4. Arbeitsnachweis | Unterschrift vor Ort, PDF sofort beim Kunden, Material mit Einheiten, interne Notizen getrennt |
| 5. Zeiterfassung | Stundenkonto, Arbeitszeitmodelle, Prüfung der Pausen und Ruhezeiten, nachvollziehbare Korrekturen |
| 6. Rechnung und Buchhaltung | Integriert, per Export oder gar nicht? Welche Schnittstellen zur Buchhaltung gibt es? |
| 7. Rollen und Rechte | Sehen Monteure Einkaufspreise? Sieht jeder die Stunden der Kollegen? |
| 8. Datenstandort | Server in Deutschland oder der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Übermittlung in Drittländer ohne Absicherung |
| 9. Datenexport | Kommen Sie mit allen Daten wieder heraus – als CSV oder PDF, ohne Zusatzkosten? |
| 10. Vertrag | Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Preisanpassungsklauseln |
| 11. Support | Wer geht ans Telefon, und kennt diese Person die Software? |
| 12. Weiterentwicklung | Gibt es einen öffentlichen Fahrplan? Werden Rückmeldungen von Kunden umgesetzt? |
Gesamtkosten statt Listenpreis
Der Preis auf der Website ist selten der Preis, den Sie am Ende zahlen. Rechnen Sie für drei Jahre und Ihre tatsächliche Nutzerzahl:
- Laufende Kosten: pro Nutzer oder pauschal? Zählen Monteure als volle Nutzer?
- Module: Welche Funktionen sind im Grundpreis enthalten, welche kosten extra?
- Einmalkosten: Einrichtung, Datenübernahme, Schulung.
- Hardware: Firmenhandys oder Tablets, mobiler Drucker.
- Interne Zeit: Wie viele Stunden kostet die Einführung Ihr Büro?
- Wechselkosten: Was kostet es, wieder auszusteigen – und kommen Sie an Ihre Daten?
Ein Testplan für zwei Wochen
- Auswahl auf zwei Kandidaten eingrenzen. Mehr lässt sich neben dem Tagesgeschäft nicht ernsthaft testen.
- Drei echte Aufträge durchspielen: einen Kleinauftrag, einen mit mehreren Terminen und einen Notfall – vom Anruf bis zum fertigen Nachweis.
- Zwei Monteure testen lassen: den technikaffinen und den skeptischen. Fragen Sie beide nach einer Woche, was sie behalten würden.
- Den Monatsabschluss simulieren: Zeiten exportieren, Stundenkonten prüfen, Nachweise für die Rechnung zusammenstellen.
- Support anrufen. Mit einer echten Frage. Wie lange dauert es, und wie gut ist die Antwort?
- Aussteigen testen: Exportieren Sie Ihre Testdaten. Wenn das schon im Test umständlich ist, wird es später nicht besser.
Werki
Wie Werki dabei hilft
Werki gehört in die Kategorie der mobilen Auftrags- und Einsatz-Apps. Die Basis-Version umfasst Terminplanung, Aufträge, Material und den unterschriebenen Rapport als PDF. Zeiterfassung und Notdienst lassen sich als Module für den ganzen Betrieb dazubuchen. Werki läuft als Web-App im Browser, die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Nürnberg, und alles lässt sich als PDF oder CSV exportieren. Monatsverträge sind monatlich kündbar.
Werki ist bewusst keine Komplettlösung: Kalkulation, Angebote, Rechnungen und eine Buchhaltungsschnittstelle gibt es heute nicht. Angebots- und Rechnungserstellung, eine IDS-Schnittstelle zum Großhandel und ein DATEV-Export stehen auf dem Fahrplan. Wer diese Funktionen heute braucht, ist mit einer Komplettlösung besser bedient – oder kombiniert Werki mit seinem Rechnungsprogramm.
Etwas veraltet oder unklar? Schreiben Sie uns an info@werki-app.de.
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