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Auftragsabwicklung im Handwerksbetrieb: Vom Anruf bis zur Rechnung

In den meisten Betrieben geht kein Auftrag verloren, weil jemand schlecht gearbeitet hat. Er geht verloren zwischen zwei Stationen: Der Anruf landet auf einem Zettel, der Zettel im Fahrzeug, der Arbeitsnachweis im Handschuhfach – und die Rechnung wird nie geschrieben. Dieser Artikel beschreibt einen Ablauf, bei dem jede Station weiß, was die nächste braucht.

Inhalt
  1. ·Das Wichtigste in Kürze
  2. 1Die sieben Stationen eines Auftrags
  3. 2Die Anfrage: was am Telefon geklärt sein muss
  4. 3Wo Umsatz verloren geht
  5. 4Mengen draußen, Preise im Büro
  6. 5Klare Status statt Bauchgefühl
  7. 6Warum ein Auftrag eine Momentaufnahme sein muss
  8. 7Wie Werki dabei hilft

Das Wichtigste in Kürze

  • Ein Auftrag durchläuft im Handwerk sieben Stationen: Anfrage, Kunde, Auftrag, Termin, Einsatz, Nachweis und Abrechnung. Die meisten Verluste entstehen an den Übergängen, nicht in den Stationen.
  • Jeder Auftrag braucht einen eindeutigen Status. Wer auf einen Blick sieht, welche Aufträge erledigt, aber noch nicht abgerechnet sind, findet vergessenen Umsatz.
  • Monteure sollten Mengen erfassen, das Büro setzt die Preise. Das verhindert falsche Beträge und hält die Preise aus der Diskussion beim Kunden heraus.
  • Kundendaten gehören als Momentaufnahme in den Auftrag: Ändert sich später die Adresse, darf sich der alte Rapport nicht mit ändern.

Die sieben Stationen eines Auftrags

  1. Anfrage aufnehmen

    Wer ruft an, worum geht es, wie dringend? Sofort ins System, nicht auf den Block.

  2. Kunde anlegen oder finden

    Rechnungsadresse und Einsatzort getrennt – Vermieter und Mieter sind nicht dieselbe Person.

  3. Auftrag anlegenEntwurf

    Was ist zu tun, wer ist Ansprechpartner vor Ort, ab wann kann begonnen werden?

  4. Auftrag freigeben und Termine planenIn Bearbeitung

    Wer fährt wann hin? Ein Auftrag kann mehrere Termine haben.

  5. Einsatz beim Kunden

    Arbeiten, Material, Zeit, Fahrtkosten, Fotos und Unterschrift erfassen.

  6. Nachweis prüfen und bepreisenGeschlossen

    Das Büro prüft Vollständigkeit, setzt Preise und erzeugt den Rapport.

  7. Rechnung schreiben und Zahlung verfolgenAbgerechnet

    Erst jetzt ist der Auftrag wirklich fertig.

Die Anfrage: was am Telefon geklärt sein muss

Der erste Anruf entscheidet, ob der Monteur beim ersten Termin das Richtige dabeihat. Wer diese Punkte am Telefon abfragt, spart die zweite Anfahrt:

FrageWarum
Wer ist Auftraggeber, wer ist vor Ort?Mieter, Vermieter und Hausverwaltung sind oft drei Personen. Die Rechnung geht an eine andere als die, die die Tür öffnet
Wo genau? Etage, Wohnung, ZugangSpart die Suche im Treppenhaus und den Anruf aus dem Fahrzeug
Was ist passiert, seit wann?Ein Foto per Mail oder Messenger ersetzt oft eine Besichtigung
Hersteller und Typ des GerätsDas richtige Ersatzteil ist beim ersten Termin im Fahrzeug
Wie dringend?Trennt den Notfall vom Wunschtermin und schützt die Planung der Woche
Ab wann kann gearbeitet werden?Material bestellt, Kunde im Urlaub, Estrich trocknet – der früheste Beginn gehört in den Auftrag

Wo Umsatz verloren geht

ÜbergangWas passiertGegenmittel
Anruf → AuftragDer Zettel mit der Anfrage geht verloren oder wird doppelt bearbeitetJede Anfrage sofort als Auftrag im Entwurf anlegen
Einsatz → NachweisMaterial aus dem Fahrzeug wird nicht notiertMaterial am Termin erfassen, solange es vor einem liegt
Einsatz → FolgeterminErsatzteil fehlt, niemand plant den zweiten TerminFolgetermin direkt am Termin anlegen, nicht „später“
Nachweis → BüroDer Zettel kommt am Freitag, unleserlich oder gar nichtNachweis digital – das Büro sieht ihn sofort
Erledigt → RechnungDer Auftrag ist fertig, aber niemand merkt, dass die Rechnung fehltStatus „geschlossen, nicht abgerechnet“ wöchentlich durchsehen

Mengen draußen, Preise im Büro

Ein bewährtes Prinzip: Der Monteur erfasst ausschließlich Mengen – Stunden, Kilometer, Meter Rohr, Stück Fittings. Die Preise setzt das Büro. Das hat drei Vorteile:

  • Unterwegs entstehen keine falschen Beträge, weil niemand Einkaufs- und Verkaufspreise im Kopf haben muss.
  • Der Monteur muss mit dem Kunden nicht über Preise diskutieren.
  • Das Büro kann Stundensätze, Pauschalen und Materialaufschläge einheitlich anwenden.

Voraussetzung ist ein gepflegter Artikelkatalog, aus dem der Monteur auswählt. Fehlt ein Artikel, darf er ihn frei eintippen – das Büro ergänzt den Preis, und beim nächsten Mal steht er im Katalog.

Klare Status statt Bauchgefühl

Der Status eines Auftrags beantwortet die Frage „Was ist als Nächstes zu tun, und von wem?“. Wenige, eindeutige Status sind besser als viele:

StatusBedeutetNächster Schritt
EntwurfAngelegt, aber noch nicht fertig beschriebenBüro vervollständigt und gibt frei
In BearbeitungTermine werden geplant und ausgeführtMonteure arbeiten die Termine ab
GeschlossenAlle Arbeiten erledigt, alles bepreistRechnung schreiben
AbgerechnetRechnung ist rausZahlungseingang prüfen
AbgebrochenKunde hat storniert oder der Auftrag entfälltNichts – aber nachvollziehbar, warum

Warum ein Auftrag eine Momentaufnahme sein muss

Zieht ein Kunde um oder ändert sich seine Telefonnummer, wird der Kundenstamm aktualisiert. Die alten Aufträge dürfen sich dadurch nicht verändern: Ein Rapport muss zeigen, was zum Zeitpunkt der Leistung galt – welcher Einsatzort, welcher Ansprechpartner, welche Artikelbezeichnung.

Gute Software kopiert die Kundendaten deshalb beim Anlegen in den Auftrag. Excel-Tabellen mit Verweisen auf eine Kundenliste tun das nicht – dort ändert sich mit dem Kundenstamm rückwirkend jeder alte Beleg.

Werki

Wie Werki dabei hilft

Werki bildet genau diesen Ablauf ab – vom Kunden über Auftrag und Termine bis zum fertigen Rapport, mit Status wie Entwurf, In Bearbeitung, Geschlossen, Abgerechnet und Abgebrochen. Monteure erfassen am Termin nur Mengen, das Büro bepreist im Auftrag. Kundendaten werden als Momentaufnahme gespeichert, und ein Auftrag lässt sich erst schließen, wenn alle Termine erledigt sind.

Was Werki heute nicht macht: Angebote und Rechnungen schreiben. Den Rapport mit allen bepreisten Positionen übernehmen Sie in Ihr Rechnungsprogramm und setzen den Auftrag danach auf „Abgerechnet“. Die Angebots- und Rechnungserstellung steht auf unserem Fahrplan.

Etwas veraltet oder unklar? Schreiben Sie uns an info@werki-app.de.

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