Arbeitsnachweis im Handwerk: Was drinstehen muss – mit Vorlage

Ein sauberer Arbeitsnachweis erfüllt vier Aufgaben auf einmal:

• Abrechnungsgrundlage: Aus ihm entsteht die Rechnung. Was nicht auf dem Nachweis steht, wird oft vergessen – oder der Kunde bestreitet es.
• Beweis: Im Streit über Stunden oder Material ist ein vom Kunden unterschriebener Nachweis das stärkste Argument des Betriebs.
• Leistungsbeschreibung für die Rechnung: § 14 UStG verlangt auf der Rechnung Art und Umfang der Leistung und den Leistungszeitpunkt. Der Nachweis liefert beides.
• Gedächtnis des Betriebs: Beim nächsten Einsatz beim selben Kunden sieht jeder, was beim letzten Mal gemacht und eingebaut wurde.

Diese Felder decken Kleinaufträge, Wartungen und Stundenlohnarbeiten ab. Übernehmen Sie sie in Ihr eigenes Formular oder prüfen Sie Ihr bestehendes daran.

Mit seiner Unterschrift bestätigt der Kunde, dass die aufgeführten Stunden geleistet und das Material verbaut wurde. Das kehrt im Streitfall die Last um: Nicht mehr der Betrieb muss beweisen, dass er vier Stunden da war – der Kunde muss erklären, warum er vier Stunden unterschrieben hat.

Bei Stundenlohnarbeiten nach VOB/B ist das sogar ausdrücklich geregelt. § 15 Abs. 3 VOB/B verlangt, dass der Auftragnehmer Stundenlohnzettel je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich einreicht. Der Auftraggeber muss sie spätestens sechs Werktage nach Zugang bescheinigt zurückgeben und kann dabei Einwände vermerken. Gibt er sie nicht fristgerecht zurück, gelten sie als anerkannt. Das gilt allerdings nur, wenn die VOB/B wirksam vereinbart ist – bei Privatkunden ist das selten der Fall.

Die Unterschrift ist nicht automatisch eine Abnahme. Die Abnahme nach § 640 BGB ist die Erklärung, dass das Werk im Wesentlichen vertragsgemäß ist – erst mit ihr wird die Vergütung fällig und beginnt die Gewährleistung. Ein Arbeitsnachweis bestätigt zunächst nur Zeit und Material. Soll er auch als Abnahme gelten, schreiben Sie das ausdrücklich darauf, etwa: „Die Arbeiten wurden abgenommen.“

Digital unterschreiben: Eine Unterschrift mit dem Finger auf dem Tablet ist eine einfache elektronische Signatur. Sie erfüllt nicht die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB – die ist für einen Arbeitsnachweis aber nicht vorgeschrieben. Vor Gericht wird die Tablet-Unterschrift frei gewürdigt wie andere Beweismittel. Wichtig ist, dass sie fest mit dem Dokument verbunden ist und sich hinterher nicht austauschen lässt.

Privatkunden können nach § 35a Abs. 3 EStG 20 Prozent der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen im Haushalt von der Steuer abziehen, derzeit höchstens 1.200 Euro im Jahr. Dazu zählen Lohn- und Fahrtkosten, nicht das Material – und das Finanzamt erkennt nur an, was auf der Rechnung getrennt ausgewiesen und unbar bezahlt ist.

Das beginnt beim Arbeitsnachweis: Wenn Stunden, Kilometer und Material schon dort sauber getrennt stehen, ist die Rechnung in fünf Minuten geschrieben. Kunden merken sich außerdem, bei welchem Betrieb die Rechnung „fürs Finanzamt passt“.

1. 1Nachweis erst im Büro schreiben. Was nicht beim Kunden unterschrieben wurde, ist im Streit wenig wert. Die Unterschrift gehört an das Ende des Einsatzes.
2. 2Material nicht vor Ort notieren. Die drei Fittings, die aus dem Wagen kamen, sind am Abend vergessen. Material, das nicht auf dem Nachweis steht, wird nicht berechnet.
3. 3Zu knappe Leistungsbeschreibung. „Wartung“ ist kein Nachweis. „Brenner gereinigt, Zündelektrode ersetzt, Abgaswerte gemessen und im Protokoll eingetragen“ ist einer.
4. 4Unleserliche Zettel. Ein Nachweis, den das Büro nicht lesen kann, erzeugt Rückfragen, Verzögerung und im schlimmsten Fall eine falsche Rechnung.
5. 5Kein Folgetermin vermerkt. Fehlt ein Ersatzteil, muss das auf dem Nachweis stehen – sonst weiß beim nächsten Anruf niemand, dass der Auftrag noch offen ist.

Eine eigene Aufbewahrungsfrist für Arbeitsnachweise gibt es nicht. Liegt der Nachweis der Rechnung bei oder ist er Grundlage einer Buchung, gehört er zu den Buchungsbelegen und unterliegt den steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Unabhängig davon lohnt es sich, Nachweise mindestens bis zum Ende der Gewährleistung aufzuheben – bei Arbeiten an einem Bauwerk sind das nach § 634a BGB fünf Jahre ab Abnahme. Die für Ihren Betrieb passende Frist klärt Ihr Steuerbüro.